Nouvelles chaises : Jean-Luc a réparé quelques chaises et des tables. Il faut en prévoir des nouvelles. Le Réservoir va être relancé par Brigitte et Linda pour connaitre leur stock et prix.
Jazz en Retz : Jazz en Retz souhaite utiliser le bar quatre samedis après-midis par an qui seront suivis d'un concert. Il y aura un chapeau qui reviendra à Jazz en Retz. Le 3f6s aura les recettes du bar. Bernard informe la commission programmation pour que les samedis les plus pertinents soient définis.
Rachat licence IV à Bernard : Linda a appelé la préfecture. L'association peut racheter la licence en son nom. Une personne du CA doit avoir fait la formation qui est associée. Cette formation sera payée par le 3f6s. Charles se propose de la faire/suivre. Il regarde différentes propositions. L'association fera le rachat après la formation. Il faudra également faire une mutation auprès de la mairie quand le rachat sera acté.
La Déhale sera moins ouverte cet été : Les dates d'ouverture seront les suivantes : 14/06, du 10 au 14/07 (weekend des 10 ans), 23/08 et 2/09. Le 3f6s sera ouvert tout le mois de juillet aux horaires habituels. La commission programmation peut proposer des choses lorsque La Déhale sera fermée. Fermeture du 3f6s le 27 juillet et réouverture le 21 août.
Achat piano synthé pour les boeufs ? Compte-tenu de la fréquence d'utilisation, du peu de demande et du manque d'espace, les artistes sont plutôt invités à amener leur instrument.
Les karaokés sont “organisés” par la SCIC qui facture à l'association. Les recettes reviennent au 3F6S. Dernière date a rapporté 1500€ de recettes bar soit 1000€ de bénéfices (=recettes moins le coût des denrées). Bernard demande à la SCIC combien sera facturée la soirée.
Avant d'entrer dans les ateliers de l'étage pour faire des travaux, les locataires des locaux seront prévenus le plus tôt possible.
Vigilance accueil général : Le CA propose de faire un point à la prochaine réunion bénévoles bar le 26 avril. Dans le même temps, Charles va faire une fiche récapitulative qui sera dans le tiroir avec les cartes d'adhésion : c'est quoi adhérer, c'est quoi cotiser, c'est quoi les valeurs de l'asso ?
Relance de la commission animation : la commission animation sera constituée d'une dizaine de personnes. Elle proposera une animation environ toutes les 6 semaines (karaoke, blind test, etc). Un lien sera fait avec la commission programmation pour la coordination du planning.
Communication des événements extérieurs : possibilité de mettre une affiche et de déposer des flyers à l'entrée. (pas de flyers sur les tables du bar)
Le café philo amène un public plus jeune. Après l'animation, certains ont envie de rester plus longtemps. Linda et Ghis se proposent de prendre le relai des bénévoles bars de 22h à minuit pour celles et ceux qui voudraient rester plus longtemps (jeunes et moins jeunes).
Rencontre équipe programmation : la commission programmation souhaite rencontrer le CA. Bernard, Linda et Nicolas se proposent de planifier cette réunion et de contacter la commission programmation.
À discuter prochain CA : repas CARLAM pour les artistes, fixer la hausse des loyers des bureaux
Présents : Hugo, Charles, Jean-Luc, Bernard, Mathilde, Linda, Nicolas, Denis
Excusés : Brigitte (repose-toi bien !) et Philippe 🥁
Reporté, car nous ne sommes pas au complet.
Linda s’en occupe. Congel ok acheté, rachat licence et démarches administratives à faire, Linda n’a pas eu le temps de traiter, elle s’en occupe. Édition des nouvelles cartes d'adhésion : fait).
37 cotisations sur HelloAsso pour 638 €.
Cotisations au comptoir depuis septembre entre 1 500 et 1 800 €
Comment prouver que nous sommes à jour de notre cotisation ? Pas besoin de le prouver car la cotisation peut être à partir de 0€ (prix libre). Il s'agit d'une relation de confiance avec les adhérents. Pour rappel : nous sommes adhérents tant que nous adhérons aux statuts de l'asso (à vie en soi).
Pour l'équipe bar et les bénévoles en général : Beaucoup de consommateurs ne sont pas adhérents, surtout le samedi : essayons d'aller vers les têtes inconnues et d'expliquer le lieu (en plus des petites cartes et affiches).
Les affiches faites par Mathilde vont dans ce sens pour informer au + gd nombre
Dans ceux qui ont cotisé sur HelloAsso: vérifier qu’ils soient dans la newsletter, Nico voit avec Flo.
L'activité du CA n’est pas vraiment/assez visible et a besoin d'être encore communiquée pour éviter les jugements erronés et fluidifier la communication.
Le CA est l'organe décisionnel de l'association, il met en place les décisions de l’AG et aide à la mise en place des envies/projets des adhérents/bénévoles. Il est le garant du bon fonctionnement de l'asso (budget & locaux) et garant du respect des statuts et de la Charte
Il a aussi pour rôle d’aider à fluidifier la communication entre les commissions.
En tant qu'entité "gouvernante" le CA est aussi le responsable légal de ce qui se passe dans le lieu. Il est donc important que les informations circulent dans les commissions et dans le CA (l’éternel travail ˆˆ).
LIEN VERS LA CHARTE (elle date de quelques années, mais nous reprenons la volonté de plus de passerelles entre organes de l'asso :
https://docs.google.com/document/d/13cQSJGEei-Eplbt4R3IFrbJK0GfxjJH7FSmlixa9myQ/edit
Les réunions du CA sont ouvertes à toute personne qui souhaite proposer un projet ou participer physiquement (adresse mail: ca.3F6S@retzien.fr). Pensez simplement à demander l’ajout du point à l’ordre du jour (via le GoogleDoc ou mail), nos réunions étant très très denses (de 2 à 3h généralement en étant productif au mieux ^^).
Les dates sont affichées sur l'agenda du 3F6S, sur le tableau ainsi que fixées sur les CR précédents (il arrive que les dates soient décalées, auquel cas, nous devons communiquer dessus au même titre que la diffusion de l'ODJ)
Un à deux interlocuteurs privilégiés du CA par commission
Commission BAR : Jean Luc et Nicolas
Commission prog : Bernard et Hugo
Commission cuisine : Linda et Mathilde
Commission ménage : Charles et Brigitte (a valider)
Commission Librairie : Philippe et Mathilde
Commission Coworking : Hugo
Relation avec Pell Mêle & Essenciel : Charles et Denis
Chaque duo devant se faire connaître auprès des équipes en question.
Pour certains “petits travaux” restons-nous bénévoles ? Il est unanimement décidé que oui, dans la ligne de l'existant. Rappelons également qu'il faut que ce soit une envie de la part des bénévoles. Sinon il faut en faire part au CA pour trouver d'autres bénévoles compétents/intéressés ou bien lancer un recours au(x) professionnel(s).
Bien entendu, le matériel et les frais de transport sont remboursés aux bénévoles.
Il est acté que la commission Ménage intervienne le dimanche matin à la suite d'un concert du samedi soir.
En aparté : il y a de + en + de concerts le dimanche, mais le créneau reste 17h à 20h pour permettre aux bénévoles du bar de faire le ménage après le spectacle (vigilance pour l'équipe prog sur la durée des spectacles). Il peut cependant y avoir des exceptions, la prog et la com’ bar doivent se mettre ok auparavant. La commission sera informée en amont.
Grand ménage avant les vacances de Pâques piloté par Emmanuel et Christine, c’est le 19/03
Sur la saison 2023-2024, il y avait une programmation enfant plus soutenue que cette année. Le souhait existe de créer une programmation dédiée jeune public pour faire venir des familles. L’idée serait de créer un budget séparé de la prog classique pour s’assurer de l’utilisation de cette part prog jeunesse (à titre d’exemple : actuellement : Prog= 14 200 € annuel partagé entre anniversaire et prog générale ; l’année prochaine : 7 000 prog annuelle, 2 200 prog jeunesse, 5 000 anniversaire).
Une communication par de nouveaux canaux peut voir le jour (les infos peuvent passer via les écoles par exemple).
À noter que la plupart du temps (pas toujours), ce type de programmation fait moins tourner le bar et le chapeau qu’un concert “classique”. Pour ce sujet, rappelons simplement que c’est la partie café qui est au service de la programmation, non l’inverse, et que l’équilibre est positif de toute manière sur l’année 🤗. Cette programmation répond aussi au souhait du lieu de proposer de la culture pour tous et de faire se rencontrer tous types de public. C’est donc une forme d’investissement social et culturel qui nous semble extrêmement important.
Il existe des subventions de la CAF (sur la parentalité) à hauteur de 30% max sur un budget prévisionnel. Le réseau des cafés asso du 44 connaît bien le sujet. Mathilde et Linda prennent les infos et nous traiterons ce point au prochain CA. Bernard évoquera le sujet à la prog, Anne-Cécile à fait un travail dans ce sens en contact avec Hugo.
Mettre dans la newsletter la date du CA avec le compte rendu et le lien de l’ODJ afin de soumettre des points à évoquer.
Les informer des CA en amont et demander si questions particulières (adresse mail : ca.3F6S@retzien.fr)
Se tenir au courant de leurs actualités et inversement via les “interlocuteurs” (2 personnes du CA référente / commission)
Mettre les CA dans la communication externe pour favoriser l'implication des adhérents si question ou autre (donner date, ODJ et contact mail : contact@3francs6sous.org dans la newsletter ou autre + affichage existant dans le café)
Au début de l’aventure, il a été décidé que les loyers couvraient les charges du lieu (eau / élèc / gaz …) et ont été faits au prorata de la surface. Un rééquilibrage est à prévoir pour l’atelier de Raphaëlle notamment.
Les loyers ne sont pas revalorisés depuis 2018.
Inflation depuis 2018 : + 18.6 %
Évolution de l'énergie, 30% pour le gaz et 36 pour l’électricité %
Point à retravailler, 2 méthodes objectives pour calculer la hausse
Besoin :
Hugo commence à en parler aux coworkers en vue d'une augmentation entre 18.6% et 30% environ.
Il y a 3 mois de délais pour modifier les baux
Denis fait un tableau pour comparer les solutions
Nous sommes sur le retzien et googlegroup. Il y a beaucoup de soucis avec le retzien (spams, erreurs etc.). Hugo a cherché sans succès des solutions alternatives… Hugo voit avec Flo s’il en connaît. Si quelqu’un lisant ce CR connait une solution de liste de diffusion comme Googlegroups ou Sympa merci de nous en informer 🙂 (payant ou non avec mail personnalisable).
Il y a un peu d’argent sur le compte, mais 60% vont partir prochainement vers le rachat de la licence et fonds de commerce. Ce n’est pas une priorité pour le moment. Il s’agit du fond de roulement et d’amortissement (moins de 10 000 euros), pour cette somme fluctuante, nous avons évoqué l’ouverture d’un compte “d’épargne” dans la même banque (ce qui concerne une partie de ce qu’il reste, car il faut un fond de roulement. Il n’y a de toute façon pas assez d’argent pour qu’un placement soit intéressant pour nous ou pour nos valeurs (placements solidaires, …).
Les chaises métalliques sont bien, mais lourdes, Les chaises en bois sont fragiles, plusieurs bénévoles en réparent chez eux…
Mathilde voit avec un copain du réservoir à Sainte-Pazanne pour ouvrir l'œil sur les arrivages.
Le 19/03, lors du ménage, J.Luc fera un point sur le mobilier extérieur et intérieur
Hugo a un plan d'Emmaüs, va voir avec eux. (Vigilance avant achat pour qu'elles correspondent aux contraintes du lieu).
Le lieu n’a pas vocation à accueillir une formation payante… donc Non.
Le 1er café philo à été un franc succès au mois de février, belle affluence mais peu de recettes au bar noté par l’équipe. Beaucoup de jeunes n’ont pas consommé car pas de moyens financiers (après discussion avec Linda). Nous avons évoqué la possibilité de proposer des soft en réduction ou quelque chose comme ça. A étudier si c’est jouable (certains soft sont déjà à prix coûtant quasiment) en fonction de ce qu’il est possible de faire.
Rappel important: Il n’y a pas d’obligation de consommer au 3f6s. C’est avant tout un lieu de rencontre et de lien, les activités & occupations du lieu n’ont en aucun cas pour but de faire du chiffre côté bar: Nous n’avons pas d’activité commerciale ni but lucratif. (La prog en revanche participe au roulement économique bien entendu ;) )
Le café est l’un de nos poumons économiques bien évidemment ! Il ne doit simplement pas “peser” sur les activités bénévoles du lieu ✌️.
Pour chaque mail envoyé au nom du C.A, celui-ci doit être validé par l’ensemble du C.A avant envoi hors CA. C’est un bon réflexe à prendre 😉.
Whatsapp reste un outil de réponse rapide interne au CA.
Cette caisse a servi à reporter la mise en banque de quelques recettes en prévision d’un trop plein de dépôts avant l’été. Cet argent sera mis à la banque prochainement (La clef doit être retrouvée mais un tournevisse fera l’affaire). Si les clefs sont retrouvées on pourra utiliser la caisse pour la SCIC à l’anniversaire.
Le sujet du “malaise”/”détresse” en général :
Des “adhérents” peuvent parfois être malveillants avec les femmes (ou tout autre personnes) au comptoir. Le CA réaffirme l’importance de la vigilance de tous les bénévoles et d’être soudés sur ce sujet.
Une personne en détresse doit pouvoir se signaler aisément et trouver de l’aide dans l’assemblée des bénévoles présents ou non derrière le comptoir (Peut être qu’un code, un signe, une méthode ou alarme est à mettre en place).
Toute sensation de détresse est légitime et doit être prise au sérieux par l’ensemble des bénévoles.
Un “Adhérent” ne respectant pas la charte du lieu (affichée sur place) doit être rappelé à l’ordre (dans la bienveillance même si ça fait mièvre🤭) ou même dirigé vers la sortie (car il n’adhère plus au lieu et à ses valeurs sur le moment).
L’important est d’en parler à la prochaine réunion bénévole et équipe bar (le 26/04) pour réaffirmer que la sécurité émotionnelle de tous les bénévoles est l’affaire de tous les bénévoles 🥰.
Mathilde suggère en outre la pose d’une affiche dans les WC pour indiquer qu’il est possible de demander de l’aide aux bénévoles de l’équipe bar présents en cas de comportement inadapté (les bénévoles sauront “lever le drapeau rouge” et apporter de l’aide ou en trouver le cas échéant).
Pour l’alcool en général:
Refaire un rappel aux adhérents et aussi aux bénévoles sur l’abus de l’alcool et la vigilance pour le retour notamment (ça fait jamais de mal). Vigilance demandée à l’équipe bar pour les personnes déjà bien éméchées (même si c’est parfois difficile à voir). Au même titre que pour la détresse, si vous avez un doute, parlez-en à l’adhérent ou aux autres bénévoles.
Concernant l’adhérent qui pose question, on revoit avec lui samedi prochain directement (Bernard & Nico) en lui rappelant les conditions validées avec lui : 3 verres max + respect hygiène & bienveillance (sinon il ne sera plus admis). Il faut aussi briefer l’équipe bénévole présente !!
Suivant son comportement, une décision sera prise avec les bénévoles de la com’ bar le 26/04 (ou avant en cas flagrant de non respect). Pour info post-CA, certains bénévoles ne prennent plus les créneaux du samedi à cause de cet adhérent.
Christine souhaitait être modératrice pour envoyer les infos ménage et anniversaire: refus du CA (outil pas adapté, création de rôle de modérateur en cours et établissement d’un guide pour veiller au bon fonctionnement de la liste d’envoi). Mathilde se retire de la modération (je cite: “j’y comprend rien 😱!”), Hugo et Nico établissent un “processus” pour être plus efficace et filtrer/modéré plus efficacement.
La bonne nouvelle c’est que le mail de Christine refonctionne avec le retzien 🥳(il y avait un bug dernièrement).
Hugo s’en charge
(pas que la prog mais tout dans le bar)
C’est super, le CA valide, Anne cécile s'appuie sur l’agenda
Hugo se rapproche de flo pour créer une liste de communication dirigeant les mails aux bonnes personnes (newsletter, prog, agenda, tableau, affichage, CA, cuisine …)
Prochaine réunion bénévoles : 26/04 de 18h à 23h
Présents : Jean-Luc, Linda, Luc, Bernard, Denis, Hugo, Nicolas, Mathilde
Excusés : Philippe, Charles et Brigitte
● Mise en place café philo 💡 : une fois tous les deux mois un professeur de philo du lycée de Bouaye viendra le vendredi soir, l’atelier est ouvert à tout le monde (ado et adulte). Une boîte est disponible au bar : possibilité d’y mettre des questions et des thèmes en amont de l’atelier. À vos idées ! 🤗
● Le 3f6s innove pour les cotisations 👛 ! Un compte HelloAsso permettra de récolter une partie pour ceux qui voudraient rester dans leur canapé (c’est l’hiver !). Une boîte est disponible au bout du comptoir pour ceux qui sont prêts à braver le froid, préfèrent payer en liquide et se voir en vrai. Ces cotisations sont importantes, car elles permettent de faire vivre le lieu, de continuer de proposer de super projets et de s’améliorer chaque année !
Lien de la page : https://www.helloasso.com/associations/le-3francs6sous/adhesions/cotisations-2024-2025
Lancement de la communication le 20 janvier !
● Mise à jour site internet (onglets hors actualités) :
○ Chaque commission doit regarder sa page et une personne de ladite commission pourra transmettre les demandes de mises à jour à Florent Duveau (en charge du site internet, merci Flo ! 🙏).
Luc prévient la commission ménage, Charles est prévenu pour l’épicerie, Linda s’occupe de la commission cuisine et d’ExpoEssentiel. Le compte-rendu s’occupe de prévenir tout le monde ! :)
○ Supprimer la page « atelier anglais » qui n'existe plus : Florent s’en occupe
○ Le CA fait le choix d’ajouter les pages suivantes pour donner de la visibilité aux bénévoles et acteurs de l’ombre 🦸 ♀️ ! Merci à eux de transmettre textes et photos à Florent !
■ 🧹 Commission ménage
■ 👦👧 Espace Coworking
■ 💬 Commission communication : site internet, newsletter et réseaux sociaux
Si besoin du contact de Florent, possibilité de se rapprocher d’un des membres du CA
● Œuvre téléphone homard 🦐 : ancienne exposition. Des adhérents ont trouvé l'œuvre originale et ont fait une demande pour l’acheter. Le CA est ok ! Linda voit avec Christine et Mohammed pour que le CA puisse contacter l’artiste et passer la commande. 🙏 Merci Linda !
● Cartes d'adhérent : Jean-Luc commande 500 cartes. Merci Jean-Luc 👋
● Travaux cuisine / salle de bain : photos dans la lettre d'info ? Lien avec la commission cuisine ?
🚧 La baignoire a été dégagée pour libérer de l’espace ❌🛀. Des étagères vont être posées pour qu’une partie du matériel en bas puisse être monté (assiettes, couverts et tutti quanti !). L’électricité a été faite pour l'électroménager. La commission cuisine a besoin d’un budget pour acheter un congélateur. Le CA octroie 350 € avec l’idée de prendre chez Envie 44 pour favoriser le réemploi et les initiatives d’insertion.
Un meuble sera acheté pour mettre sous l’évier.
Ok pour des photos pendant/après pour la lettre d’info.
● Petits travaux plomberie, chaudière : comment vont les tuyaux ?
Il y avait une fuite au-dessus de la porte d’entrée : traces d’eau. Jean Luc 🧑 🏭 a réglé le problème.
En revanche, il subsiste un problème lié au système de chauffage. Il y a une fuite sur une nourrice dans l’espace de coworking. Une intervention sera programmée d'ici à la fin janvier pour changer 2 purgeurs et un robinet sur un radiateur.
● Budget anniversaire et réponse à faire à la commission
Prochaine commission anniversaire le 22 janvier à 19h (ouvert à toutes et tous).
L'anniversaire aura lieu les 24 et 25 mai 2025 en même temps que l’Art à la Pell. À vos agendas 📅 🎉 !
Budget annuel de la commission programmation de 11 000€. Ce budget comprend un prévisionnel de 2000€ pour l’anniversaire.
Le CA propose d’étudier le budget de la programmation d'ici à la prochaine commission anniversaire et de faire une base de proposition/idée d’enveloppe globale.
La commission anniversaire pourra revenir vers le CA en cas de besoin.
Hugo, Jean-Luc, Luc et Bernard seront présents lors de la prochaine commission anniversaire pour faire part de la décision.
● Demandes d'autorisation mairie à faire pour l'anniversaire
La demande de dossier vierge a été faite à la mairie auprès de Steven Proust.
Le lien sera fait avec la commission programmation/anniversaire pour vérifier que tout est ok.
● Point rachat licence 4
Actuellement, Bernard est propriétaire de la licence. Le bar doit lui racheter pour être propriétaire. Luc et Linda se renseignent sur les formalités administratives auprès de la préfecture. Coût de la licence et fond de commerce : 11 600€. Point à faire lors du prochain CA !
● Point commission prog
Bernard, Will, Olivier, Emmanuelle, Anne-Cécile et Delphine font partie de la commission programmation 🎭
Il y a des difficultés liées à la quantité de réponses à fournir aux mails : le flux est important et la réponse pas automatique.
Le CA propose à la commission programmation de rédiger un mail type qui pourra servir à la fois d’accusé de réception de la demande et à la fois d’explication sur le délai ou l’absence de réponse. Hugo demandera à Flo de mettre la réponse en place. Merci à tous les deux et à la commission programmation qui fait un travail de zinzin et de zinzine !! 👍
● Prochaine réunion bénévole ? Avant avril
Samedi 26 avril pour parler notamment de l’anniversaire
● Agenda 3f6s : Disponible sur le site internet. Philippe en a la gestion.
Prochain CA le 3/03 à 19h
Si les adhérents et bénévoles ont des demandes particulières, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un des membres du CA avant la date !
Présents: nico, luc, philippe, hugo, denis, charles, linda, bernard, brigitte, mathilde
- Point fonctionnement CA, outils, liens, mails
📝L'ODJ du CA doit être défini en amont du CA via la description du groupe whatsapp.
🗨️Sur le groupe whatsapp, il faut éviter de rédiger trop de messages et privilégier les réponses en restant appuyé sur ledit message.
Les CR des CA sont rédigés par le secrétaire de la session (désigné en début de réunion) puis transmis à l'ensemble du CA pour validation. Les CR du CA doivent ensuite être envoyés par le secrétaire à Flo pour publication mais pas faits depuis juin.
📩La boîte mail du CA est bancale car est déficiente.
Le CA acte le changement d'adresse à l'unanimité.
A FAIRE : Hugo s'occupe de changer l'adresse mail et de prévenir Flo et l'ensemble des bénévoles.
A FAIRE : Nicolas s'occupe de voir pour créer une communauté WhatsApp avec des sous groupes: comptabilité, boîte mail, travaux, etc
De manière générale, la boîte mail est utilisée pour les demandes qui peuvent se traiter plus tard.
WhatsApp est utilisée pour les demandes urgentes.
- Fonctionnement admission dans le CA (cf première fois que quelqu’un qui n'a pas participé aux commissions intègre le CA): test etc
C'est la première fois qu'une personne extérieure à l'asso intègre le CA. La question qui se pose pour la prochaine AG est: est-ce qu'il ne faudrait pas qu'une personne soit déjà bénévole ?
⏩A FAIRE mieux définir les élections du CA après que chacun ait pris ses marques et avant l'AG 2025.
Hugo précise que les prochaines élections de l'AG se feront à bulletin secret.
- ÉLECTION bureau :
Denis, Nicolas et Mathilde sont élus à l'unanimité.
- Distribution des rôles au sein du CA:
Actuellement, il y a plusieurs rôles du bureau:
- 🗨️Communication avec l'extérieur : mairie, démarches administratives, gestion boîte mail générique, réseau café associatif, etc
- 🧮Comptabilité, budget prévisionnel et réalisé
Les missions précédemment attribuées au bureau (voir ci-dessous) seront réparties entre tous les membres du CA. L’élection du bureau, aujourd’hui, permet de remplir les cases administratives et engage une responsabilité en conséquence mais pas un rôle particulier.
Voici la nouvelle répartition des rôles au sein du CA :
🧾Hugo continue de s'occuper de la compta et formera Charles pour qu'ils en soient tous les deux responsables.
📮Brigitte, Denis et Nicolas s'occupent de la boîte mail générique
🏘️Mathilde est la référente mairie
- Loyer coworking et loyer versé à la SCIC :
Le 3f6s paie un loyer à la SCIC pour le bar et l'espace du haut.
Le loyer de l'espace coworking serait à réévaluer. Il n'a pas été touché depuis 5 ans, or les charges sont incluses et ont nettement augmenté.
Un des locataires part prochainement.
A FAIRE : Hugo s'occupe du bail.
📈Le CA vote le principe d'augmentation du loyer pour la SCIC.
La SCIC doit transmettre une proposition de montant pour le prochain loyer annuel pour que la somme exacte soit votée.
- Occupation du bistrot par les coworkers pendant les fermetures:
❄️Le CA demande aux coworkers de faire attention à ne pas mettre des denrées dans le frigo pour des raisons d'hygiène et dans le cas d’un contrôle sanitaire.
Les coworkers doivent faire une utilisation raisonnable de la machine à café notamment au regard de ce qui est demandé aux bénévoles. Une participation libre et consciente est demandée.
Les coworkers n'utilisent pas les toilettes du bas mais peuvent déjeuner dans le bar.
- Travaux:
A FAIRE :⚒️Pour le prochain CA, les administrateurs doivent venir avec des idées de réorganisation de la salle de bain (casser la baignoire?)
En effet, il y a des besoins pour la cuisine : plan de travail, frigo et congélateur, stockage.
- A FAIRE : CR AG à communiquer par Hugo
- Campagne cotisations 2024/2025
Le CA valide la création d'un compte Hello Asso pour les cotisations.
A FAIRE : Nicolas s'en charge et s'occupera de la rédaction avec Hugo. Mathilde ne l’avait pas dit mais elle est ok pour participer aussi !
La communication sera faite via un mail dédié qui devrait partir en janvier après validation auprès des membres du CA.
- Faire le passage des abonnements (eau etc):
A FAIRE⚡💦Luc se charge de faire les changements de noms car actuellement les comptes pour les fluides sont au nom de Bernard.
- Jazz en retz, réunion copro et autres
🎺Jazz en Retz a trouvé une salle via la mairie et l'atelier viendra faire une jam session.
🏢Des adhérents demandent l'utilisation de la salle pour une AG de copropriété. OK avec une participation financière libre hors temps d’utilisation habituelle du bar.
⚠️L'association des usagers du bac a prévu une AG exceptionnelle mardi prochain au 3f6s alors qu'il n'y a pas eu de demande auprès du CA ni de validation.
A FAIRE Luc appelle Annie demain pour trouver une organisation et fait un retour sur WhatsApp.
- Campagne bénévole
Le CA valide l'idée d'une affiche pour parler du café associatif et indiquer comment devenir bénévole.
A FAIRE : Hugo et Mathilde se consultent pour faire une proposition d’affiche au CA
- Le CA acte l'ouverture du sissou entre Noël et Nouvel An Charles laissera les créneaux déjà indiqué sur les dates.
- agenda CA
Après consultation entre tous les membres du CA présents, les prochains conseils d’administrations auront lieu à 20h les 8 janvier, 3 mars et 6 mai.
- Retour rencontre COUËRON Ébullition:
Nicolas et Charles ont rencontré un groupe qui souhaiterait monter un café asso à Couëron.
Des conseils leur ont été donnés notamment sur le montage financier qui a été fait ici. Leur problématique principale est le local.
- Licence de débit d'alcool : il faudra penser à la racheter à Bernard. Coût 12 000 €.
A FAIRE : Luc s’occupe d’évaluer les charges du bar pour budgétiser la faisabilité et le temporalité du rachat.
⏩Vote reporté au prochain CA
- Animation (reporté au prochain CA)
Présents : Linda, Luc, Jean-Luc, Karine, Philippe, Hugo, Denis, Bernard et Nelly Excusée : Andaine
Retour sur les actions prévues au dernier CA
● Campagne d’adhésion
Nous enregistrons environ 30 euros de cotisations par semaine. Il semblerait que depuis la signature de l’acte de vente, davantage d’adhérents se sentent impliqués.
Hugo et Denis se proposent de réfléchir à une gestion efficace et facile des adhérents (en collaboration avec Florent).
● Budget Programmation
Le budget annuel 2024 alloué à la Programmation est fixé à 12 000 euros, incluant le budget « anniversaire du 3F6S ». Cela inclut toutes les rémunérations des techniciens également.
Les repas, la Sacem et les frais annexes tels que la location de sono ne sont pas inclus dans ce montant.
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● Communication autour des soirées Jeux
Hugo proposait de bloquer un jeudi soir pour une soirée jeux afin de permettre une communication plus solide et faire venir de nouvelles personnes. Possible demande à venir pour faire des ateliers jeux hors ouvertures animées par Hugo.
L’idée doit encore mûrir, le débat est remis à plus tard.
● Utilisation du lieu par l’ALPE
Accord du CA pour les 3 dates proposées.
● Cohabitation concert/espace bar
Réflexion sur le vivre ensemble lorsque certains regardent un spectacle et d’autres sont juste passés prendre un verre au bar. La question se pose quasi essentiellement lors d’un concert intimiste, les bénévoles du bar refusant de passer leur soirée à demander aux consommateurs de baisser d’un ton, lesdits consommateurs trouvant légitimes de parler fort puisque dans un bar, les spectateurs gênés pour entendre et se concentrer sur le concert.
Après une discussion longue et enrichissante, le CA décide de ne rien changer si ce n’est peut-être de demander à l’équipe de la prog de prendre tout cela en compte et le cas échéant programmer des spectacles intimistes à autre moment que le samedi soir…ou pas.
Multiples suggestions avec une réflexion sur la lumière plus tamisée si le concert est intimiste un samedi soir.
Autre idée :
Ouvrir le bar TOUS les samedis soir, avec ou sans concert, ce qui pourrait permettre à certains de venir juste boire un verre et discuter plus facilement.
Bien évidemment cela mobilise davantage les bénévoles, l’équipe bar se chargera du sondage.
● Réalisation de deux affiches plastifiées pour la mise en avant de la vente d’huîtres et vin le samedi midi.
Hugo s’y colle, Karine plastifiera.
● Festival Les Pelleri’nez
La demande du Serious Road trip pour leur Festival prévoyant leur «Hors les Murs » devant le 3F6S le jeudi 6 juin en soirée est acceptée.
Pour rappel, ils organisent un événement en partie devant le 3F6S. C’est leur évent’, ils s’occupent de tout, nous participerons juste en partageant leur événement et en le mettant dans notre agenda.
Nous l’intégrerons donc à notre communication prog la soirée (jeux) aura lieu comme toutes les semaines à l’intérieur du bar. Le 3F6S se charge d’offrir les boissons aux artistes.
● Tamadi
Le CA donne son accord pour une réunion palabres le dimanche 17 mars prochain de 15h30 à 17h.
● Adhésion Culture Bar-bars
Pour l’instant le CA ne voit pas d’intérêt à adhérer mais ne voit pas d’inconvénient à revoir sa position l’an prochain selon l’évolution du 3F6S.
● Formule anniversaire
Comme à chaque fois, une commission spéciale anniversaire devrait se créer. Il est important de tenir compte du fait que le budget anniversaire est compris dans le budget annuel.
Hugo Reboucle avec la prog à leur prochaine réunion.
Questions diverses
1. Aménagement de la cuisine
Création d’une commission composée de Linda, Karine et Jean-Luc afin d’établir un cahier des charges que nous pourrions soumettre à un architecte bénévole…
2. Repas des bénévoles
Les repas à prévoir pour les bénévoles lors des concerts concernent les deux services du soir si les dits bénévoles le souhaitent.
3. Factures cuisine
Désormais Karine émettra une facture couvrant les frais d’achat de marchandises et préparation des repas (plus simple que de multiples tickets et plus facile à ventiler en compta).
Le prochain CA est prévu le lundi 4 mars à 20h au 3F6S
Sont présents : Hugo, Luc, Jean-Luc, Andaine, Denis, Linda, Philippe Bernard, Nelly et Karine sont excusés.
● Retour sur les actions prévues dans le dernier CA (10’) : campagne adhésion etpanneau (=> Andaine/Jean-Luc)
Denis se charge de l’impression du logo dans le format défini pour le support et Jean-Lucorganise avec Lydie la rédaction de la phrase prévue : “C’est la nouvelle année, Pensez à cotiser ! “
=> quand : semaine 49 ou 50
● Fabrication d’un tampon administratif de l’association : quoi écrire dessus légalement ? (3’) (=> Andaine)
Andaine s’en charge : logo (à voir si rendu pertinent), nom et siret
=> quand : au plus tôt
● Etat des lieux des boîtes mail utilisées par l’association (Retzien/Gmail/OVH) (15’) (=> Hugo/Andaine)
○ bascule sur un unique service de messagerie ?
○ quid des adresses utilisées par les commissions ? (ex de la librairie avec Gmail)
Décision de conserver Retzien.
Hugo/Andaine font un état des adresses encore en fonctionnement (ex : Yassissou ?) Hugo/Andaine vérifient les redirections et voient si les destinataires les consultant Objectif : 0 perte d’information
Les adresses OVH sont nécessaires pour les contacts de l’extérieur.
Andaine voit avec Florent et les personnes concernées l’utilité et l’utilisation des 5 adresses déjà existantes : com, jeveuxentrerdanslequipebar, lachansondemidi, lalettredesnouvelles (contact est assurément utile et utilisée)
=> quand : au plus tôt
● Etat des lieux des abonnements/cotisations que le 3F6S a auprès d’organisations ou autres (ex : Gip Café Culture, Mailjet) (3’) (=> Hugo)
Point à faire avec Bernard et Yveline pour les paiements et accès aux différents abonnements dans le but de rendre le CA autonome.
=> qui : Hugo et Luc
=> quand : semaine 49 ou 50 (attention à l’échéance du 18/12 pour mailjet)
● Doc Utilisation du lieux à valider et communiquer (5’) (=> Hugo)
Quelques modifications apportées et validation par le CA.
Document sera rangé sur Slack et communiqué selon les besoins
=> qui : Hugo
=> quand : au plus tôt
● Budget 2023/2024 pour la prog + budget anniversaire 2024 : demandes de la commission pour plus de visibilité (20’) (=> Hugo/Luc)
Réunion à planifier entre Luc, Hugo et Bernard pour annoncer un budget cohérent et raisonnable. Nécessite le dernier plan de financement de la Scic pour se projeter. => quand : ?
● Demande de réalisation d’un atelier : validation/refus du CA et transfert à la prog si oui ? (5’) (=> Andaine)
Nouveau message reçu du formulaire de contact
● Nom du contact : Gauthier S.
Décision du CA : refus si l’intervention est payante, n’entre pas dans le fonctionnement du lieu. A contrario, possibilité de défrayer l’intervenant uniquement (comme défini et appliqué le cas échéant)
=> qui : Andaine se charge de répondre à la personne
● Modification des horaires d’ouverture du bar (10’) (=> Luc)
Si validé, faire les modifications sur tous les supports (site web, vitrine, petite carte du bar, autres ?)
Les modifications sur les supports seront faits pour la rentrée janvier selon le partage suivant :
❖ site internet : Andaine demande à Florent
❖ affiches horaire dans le bar : Hugo
❖ petites cartes plastifiées : Luc
❖ ardoises : Jean-Luc et Lydie
❖ page Facebook : Andaine
❖ page Google : Hugo
❖ framagenda : Philippe
=> quand : tout doit être opérationnel pour le 02/01/2024
● Créneaux libres restant (10’) (=> Andaine) : peu de plages horaires sont encore libres les jours d’ouverture du bar.
Si un besoin quelconque apparaissait (ex : vernissage un jeudi au lieu d’un vendredi), il n’y aurait aucun problème pour décaler, reporter ou annuler une animation récurrente prévue sur le créneau convoité.
Faire la demande au CA
NB : l’organisation de bœufs musicaux est bienvenue dans le bar en fonction des envies de chacun. Ceci ne doit cependant pas être au détriment d’un événement déjà présent ou à la tranquillité des personnes présentes dans le bar. Les bœufs ne feront pas l’objet d’un créneau récurrent.
● Petit point sur les décisions de dernières minutes ? (vente de repas ? Résidence ? Est-ce au CA de décider ou à une personne ? Petit rappel ou revoir ensemble pour être cohérent ! (=> Linda)
Le CA rappelle que les décisions sont conjointes et ne peuvent être prises de façon individuelle. En fonction de la décision à prendre, et seulement si celle-ci doit être immédiate, il est possible de s’adresser aux référents du bar ou à un membre du CA. Cependant, si une telle décision est prise par une de ces personnes, elle doit en informer le CA au plus tôt.
● Faciliter l’inscription des nouveaux adhérents (5’) (=> Andaine)
○ proposition d’un QR code
○ autre chose ?
Fabien (bénévole bar) a transmis un exemple de QR code à scanner permettant de renseigner un formulaire. L’utilisation s’est avérée simple et efficace.
En amont, nécessité d’avoir un fichier qui recevra les informations saisies. => qui : Andaine récupère le fichier des adhérents existants
En parallèle, Hugo demande à Florent de créer une page web qui sera communiquée aux adhérents pour qu’ils se réinscrivent
=> quand : au plus vite
PS : Mettre en lien dans les CR du CA la Charte du 3F6S (où est-elle d’ailleurs ?) ?
Prochain CA le 23/01/2024
A l’ODJ du prochain CA :
● Mesure sonore et sensibilisation au son (poster) pour comportement à l'extérieur (pendant les concerts). Doublé de la vigilance autour de la circulation dans la rue.
● Emploi d’une personne de ménage / organisation d’une équipe ménage (CR réunion bar)
Sont présents: Hugo, Luc, Nelly, Jean-Luc, Andaine et Denis (Linda, Karine, Philippe, Bernard sont excusés).
Le CA est l'organe décisionnaire de l’association. Il est chargé de veiller au respect des statuts et charte du lieu. Il doit tout faire pour permettre la mise en œuvre des volontés des adhérents (issues de l’AG ou des demandes tout au long de l’année).
Il doit faire office de coordinateur entre les commissions.
Explication des rôles présents au Bureau (présidence, trésorerie) proposition de création d’un poste de secrétaire qui aura pour rôle de centraliser les demandes.
Décision de repasser en co-présidence selon les statuts du 3f6s. Denis, Andaine, Hugo, Nelly & Luc sont élus à majorité (vote unanime des présents + pouvoir de Linda donné à Nelly et Karine donné à Luc).
Vote à l’unanimité pour chaque élus:
=> Élection de Hugo PACAUD, Nelly Duvergé, Denis JAHIER, Andaine TIPHAIGNE & Luc BUREL.
Les rôles de chargé de com’/relations extérieures, trésorerie, et secrétariat sont répartis parmi les 5 co-présidents. => Nelly, Luc & Hugo chargés de la comptabilité et de la trésorerie
=> Andaine, Denis & Hugo chargés du secrétariat
Hugo se charge d’envoyer le nouveau bureau à la préfecture
Création d’une commission travaux représentée par Jean Luc (Changement de portes et vmc à venir)
Suite aux discussions
État d’un manque d’élan pour porter le projet au vu de son ampleur.
Idée de mettre plus de forces vives pour l’anniversaire du 3f6s et ses 5 ans en 2024. En profiter pour faire un teasing du Carnaval de la Brouette en 2025.
De plus : 15 jours après le potentiel Carnaval, il y a la fête de la Loire (organisée par Pell Run & le 15 rameurs) qui a lieu tous les 2 ans. Ce sont des forces vives habituées à ce genre d’organisation qui ne pourront prendre part à l’aventure cette année (fête organisée tous les 2 ans).
Vote à l’unanimité pour reporter le carnaval en 2025 avec plus de forces vives et en profiter pour mettre l’accent sur les 5 ans du sissou (tout en conviant des brouettes sous les halles ainsi que les associations partantes pour animer le carnaval 2025).
Yveline transmet la liste des contacts déjà effectués pour que le CA prenne le relais.
Lundi 4/12 20h
Mardi 23/01 20h
Lundi 4 mars 20h
Lundi 22 avril 20h
Le 25 et 26 mai: anniversaire du 3f6s
Mardi 11 juin 20h
Denis imprime le logo, et Lydie écrit à la main un texte de relance.
Doubler avec Marion et la lettre des nouvelles (Denis).
Nelly se charge d’aller à leur rencontre pour éventuellement programmer une rencontre au prochain CA. Le CA ayant besoin de plus d’info sur la forme souhaitée notamment.
Ok pour le CA pour prêter le lieu hors ouverture => Luc se charge de trouver les dates et d'échanger avec eux.
Jean Luc s'en occupe. Jean Luc et Luc s’occupent de programmer un changement de porte (et vigilance VMC suite au changement porte: cf Denis)
Reporté au prochain CA par manque de temps (grand ménage dans la semaine).
Travail sur le “document unique des risques” => permet de mettre en place des actions pour former/prévenir les risques/ … (Hugo) (au moins 3 personnes) + formation incendie => travail durant l’année
- Achat gants jetables/grands nettoyables spéciaux pour le ménage WC
- Livret d’accueil présentation et diffusion (pour les personnes aussi bien extérieures: artistes etc… qu'intérieur: bénévoles) => Mémo du bénévole
- Un diable pour les fûts va être trouvé par Jean-Luc
Prochain CA: Mesure sonore et sensibilisation au son (poster) pour comportement à l'extérieur (pendant les concerts). Doublé de la vigilance autour de la circulation dans la rue.
Prochain CA Lundi 4/12 20h
Le CA envoie plein de bonnes énergies à Bernard qui ne pouvait être présent ainsi qu’à Yveline !
Présents : Luc, Nelly, Yveline, Christine, Hugo, Andaine
● Luc Burel représentera l’association du 3F6S pour la signature du prêt d’usage des locaux aux côtés de Bernard Bellot à l’étude notariale le 26 septembre prochain.
Une délégation par procuration a été signée et lui a été remise par le bureau de l’association ce jour de CA.
● L’association Loire Sentinelle a fait part de sa volonté de revenir dans les locaux du 3F6S en 2024
► le CA a voté Oui
● L’association North Ferriby propose une collaboration avec le 3f6s dans le cadre du prochain anniversaire de leur jumelage avec la ville anglaise du même nom.
Type de collaboration à définir avec eux.
► le CA a voté Oui
● L’association Désir de Démocratie souhaite enregistrer un débat avec Jet FM dans les locaux du 3F6S. Débat ouvert à tous.
► le CA a voté Oui
Des propositions de dates sont en cours (avant la fin de l’année 2023)
● Un “troc enfants” est à venir courant automne
► Aura probablement lieu un dimanche d’octobre
● Retour des Concerts Enfants
► le 1er aura lieu un mercredi des vacances de la Toussaint, avec un goûter
l’artiste reste à valider (pistes en cours)
● Yveline a émis le souhait d’être accompagnée lors des prochains rendez-vous avec la mairie afin de passer le relais
● Carnaval de la Brouette (14 Avril 2024)
► faire une demande de subvention pour des groupes de musique
► définir un budget
● Prochaine AG du 3F6S le 15 octobre sous la Grange
► Hugo envoie les convocations
● Aurélie Robert propose un apéro espagnol dans les locaux du 3F6S
► le CA a voté Oui
► proposition à faire pour les 1ers vendredis du mois
● Soirée bénévoles à venir
► Date à définir
● Site internet, certaines infos désuètes aujourd’hui
► demande à chaque commission de rédiger un petit texte de leur activité et bilan de l’année + envoyer une photo des participants de chaque commission
● L’association L’Art à la Pell’ souhaite refaire sa manifestation les 25 et 26 mai 2024 en parallèle d’un (petit) évènement du 3F6S (anniversaire moins important en 2024 du fait du carnaval 1 mois avant)
● 5 personnes du CA actuel ont fait part de leur souhait de sortir de ce dernier
► Christine, Linda, Florent, Yveline, Aurélie
1. Fermeture/réouverture du bar cet été
Le bar fermera le 29 juillet.
En juillet, un seul créneau sera assuré le vendredi, jusqu’à 19h30, en raison de l’ouverture de la Déhale. Le bar sera également fermé le dimanche.
Réouverture prévue le jeudi 24 août.
2. Le Carnaval de la brouette
- Forum des associations le samedi 2 septembre (14h-18h) à René Cassin :
But : parler du carnaval, inciter les associations et les particuliers à s’inscrire, faire remplir des formulaires d’inscription…
Tables, chaises et grilles pour le stand fournies par la mairie.
Il y aura un prototype de brouette fabriqué par Jean-Claude Voirpy et Capucine. Besoin d’un panneau d’affichage pour donner envie aux gens de s’inscrire (coloré et gai, visuels de brouettes…). Nelly a un panneau qu’elle peut repeindre. Nombreuses photos envoyées par mail par Yveline qu’on peut imprimer.
Autres choses à apporter : drap et nappe de couleur jaune ou rouge, les formulaires d’inscription (asso et particulier), pinces à linge, stylos…
Bénévoles sur le stand :
14h-15h : Hugo et Philippe
15h-16h : Nelly et Yveline
16h-18h : Andaine, Marine et Pascale
- Le carnaval
La mairie a validé le projet et la participation de la commune, elle financera un poste de secours.
La mairie s’occupe de définir le parcours.
Défilé des brouettes et danseurs, musiciens…
2 chansons à écrire, dont les paroles seront distribuées à tous (notamment les écoles) bien en amont de l’événement.
Bal et buvette à l’arrivée (sous les halles si mauvais temps).
On ne paye pas de groupes, tout le monde participe bénévolement.
Sauf si vraiment on ne rassemble pas assez de musiciens, alors on envisagera de sortir des sous…
Sauf pour le bal : il faudra effectuer une demande de subvention auprès de la mairie pour payer le ou les groupe(s). Trouver une fanfare groove, dansante. La mairie mettra à disposition des praticables pour les musiciens.
Question de la buvette et de ses recettes :
C’est le Trois Francs Six Sous qui lance l’idée, organise… et nous sommes un bar : logique que l’on tienne la buvette.
Proposition aux autres asso : qu’elles tiennent des stands de nourriture (galettes, saucisses, gâteaux…)
Il faudra bien donner tout le détail de l’organisation à la mairie.
QUE TOUT SOIT CONVENU AVANT FIN DÉCEMBRE
- Formulaires à distribuer aux asso et particuliers lors du forum et ensuite : Pour les asso : coordonnées, référent, projet (danse, musique…), tenue de stand de nourriture ou non
Pour les particuliers (participation avec brouette) : coordonnées + règlement technique.
(Marine se charge de faire les formulaires)
- Pour le règlement technique (longueur, largeur, hauteur, pas de moteur, âge minimum, etc.), le rédiger à partir des exemples trouvés par Hugo et envoyés par mail.
Un contrôle technique aura lieu lors du carnaval avant le départ du défilé. On aura une liste des brouettes inscrites (cf. formulaire d’inscription)
- Communication : une affiche et des flyers pour le bar et le forum (Hugo ?) + envoyer un mail de rappel aux asso et adhérents une semaine avant le forum
- Concours : la brouette la plus belle, la plus folle, etc. ?
- Réveil du dragon… ou pas ? La question du parcours se pose, le dragon serait beaucoup plus imposant que les brouettes. Question aussi de sécurité. Et il doit vraiment être réveillé (besoin de bénévoles, car seulement structure métallique à ce jour).
- Installer une boîte à idées dans le bar
- S’engagent pour l’instant dans le comité d’organisation : Anne-Cécile, Marine, Nelly, Philippe, Yveline.
3. Budget ludothèque
Hugo se charge d’acheter des jeux de société pour la future ludothèque du bar. Ok pour 250 euros de budget.
Présents C.A. : Christine, Yveline, Linda, Bernard, Marine, Philippe, Hugo, Luc, Nelly
Présents invités : Solène et Sidonie
Absents excusés : Florent, Aurélie, Andaine
1. Présentation du projet de Désir de Démocratie
Représenté par Solène et Sidonie, ce récent collectif a vu le jour à des « apéro débats » que faisaient un groupe d’amis désireux de débattre et de communiquer lors et à la suite des élections présidentielles puis législatives.
L’idée d’organiser un débat participatif à thème une à deux fois par an a germé.
Un premier débat a déjà eu lieu, ayant eu pour thème « démocratie ? dictature ? » Ce débat est enregistré et animé par deux personnes compétentes dans des domaines en lien avec le thème (journaliste, historien, avocat...).
Chacun peut se joindre au débat pour écouter, réagir, donner son avis ou pas. L’enregistrement est ensuite diffusé sur la radio « Jet FM ».
Pour vous donner une idée, un podcast est consultable en ligne.
Le collectif Désir de Démocratie aimerait que le deuxième débat ayant pour thème « Libertés du citoyen » puisse avoir lieu au 3F6S.
Le C.A. valide ce projet, trouvant que c’est une façon supplémentaire de rassembler et de communiquer sur des sujets devenus parfois tabous.
2. Point anniversaire du 3F6S
Bilan financier :
Chiffre d’affaire : 10070 euros
Charges globales : 5795 euros
Proposition de la Scicassisou acceptée par le CA de répartir ainsi les charges de la façon suivante : 2500 pour la Scic et 3295 pour le 3F6S
Bénéfice pour la Scic 7 570 euros
Globalement, l'anniversaire fut cette année encore une belle réussite.
Certains disent qu’on aurait pu avoir davantage de monde si la com avait pu se faire plus tôt. A l’avenir veiller à anticiper les demandes d’autorisation auprès de la Mairie afin de pouvoir communiquer plus tôt et plus largement (signalétique, affichage, fléchage etc...)
3. Carnaval
Sur une idée originale d’Yveline, le C.A. propose que l’an prochain le 3F6S organise un Carnaval au lieu d’un anniversaire sous la forme que nous lui connaissons.
Il aurait lieu vers le 13/14 avril (à confirmer)
Enthousiasme général ! Carnaval de brouettes validé !
Voir mail d’Yveline à suivre…
4. Problème accès au « Cochon qui rit »
Nécessité absolue d’être plus vigilant le samedi midi et notamment au moment de la chanson quant à l’accès des clients de la charcuterie qui doit rester libre (l’accès ... la charcuterie aussi...)
Le fort succès de notre « chanson de midi » génère une marée humaine difficile à canaliser et nous devons trouver un remède à cela rapidement.
Le C.A. décide finalement de ne pas changer l’horaire de la chanson de midi comme évoqué au début de la discussion.
Cependant le placement des musiciens sur le trottoir côté « cochon qui rit » permettrait d’avoir très naturellement les chanteurs de l’autre côté et ainsi libérer l’accès.
Autre idée : créer une équipe spéciale qui gèrerait la terrasse d’une manière humoristique et porterait pourquoi pas un uniforme... Bernard et Linda sont sur le coup.
5. Point Chorale
Face à de nouvelles demandes d’adhésion à la chorale du 3F6S pour la rentrée de septembre, Linda se posait la question de l’ouverture ou non d’un deuxième chœur, impliquant un(e) deuxième chef(fe) de chœur et une organisation plus compliquée.
Après débat et délibération, le C.A. décide de ne pas créer ce deuxième chœur, considérant qu’il n’existe qu’une seule chorale du 3F6S, unie et solidaire.
Quelques sortants seront remplacés et peut-être que l’effectif pourra être revu à la hausse selon le nombre de demandes en septembre.
6. Le P’tit bal de poche
Yveline et Bernard envisageaient de faire un bal sous la grange le 18 juillet…
Car 3 musiciens en tournée à vélo seront présents ce jour-là au Pellerin et repartent le lendemain sur la route.
Question : l’événement peut-il se passer sous couvert du 3F6S mais à l’extérieur ?
Étant donné que le 3F6S n’organise pas de bal du 14 juillet à proprement parlé, le C.A. se prononce pour le « le Bal décalé du 3F6S » le 18 juillet au bar, animé bien sûr par le P’tit bal de poche (horaire à définir).
7. Affiche Saint Colomban
(manif contre l’extraction effrénée du sable...)
Question : Peut-on coller l’affiche sur la vitrine du 3F ?
Réponse : NON pas d’affiche en vitrine mais des flyers à l’intérieur du bar OUI
8. Livres des Cigognes
Le C.A. n’était pas favorable et s’était prononcé lors d’un précédent C.A. et pourtant le livre se retrouve en vente sur le bar…
Voir avec l’équipe librairie…
9. Point deal fromage
Il faut aussi lui redire et le redire à TOUTE l’équipe bar que le plateau est prêt dès le début du marché et qu’on le récupérer vers 10h30. (Hugo s’en charge)
10. Point rdv agrandissement terrasse / réorganisation
Rdv pris avec la mairie et le placier pour évolution de la terrasse
Actuellement, l'accès à la charcuterie est compliqué du fait de la proximité du stand à côté de notre terrasse alors qu’un passage est censé être libre.
En attendant, on va pousser la barrière bloquant la rue pour agrandir le passage pour les piétons depuis la place de la mairie et fluidifier l'accès au marché. = rester vigilant sur placement terrasse.
11. Bilan dimanche
Il s’agissait d’une ouverture exceptionnelle pour une personne qui est née dans le café au milieu du siècle dernier. Voir CR de Yveline par mail. C’était super et riche de souvenir du lieu.
12. Espace Archives affiches & presse
Utilisation du slack pour centraliser ce genre de doc
13. Date AG annuelle
— Le 1er octobre —
14. Achats divers
Guirlande lumineuse, fanions (récup et couture), porte voix & guinde en achat.
Dates à retenir :
Étaient présents: Luc, Nelly, Christine, Hugo, Andaine, Yveline, Bernard Philippe et l’aimable participation de Jean Yves.
Récapitulatif de dernier CA :
Il a été convenu d’acheter un tableau blanc pour les tarifs derrière le bar (Hugo et Andaine)
Chaudière : fuite, il a été décidé de voir cela avec Jean Luc.
Impression de la charte : pas encore corrigée, Christine s’occupe de l’impression.
Day after day : uniquement aux heures d’ouverture
Dégustation d’un nouveau café (café Loulé), elle est prévu pendant la réunion bar.
Pour l’anniversaire du 3F6S, tout le monde est ok pour une location de tables si nécessaire.
Et le régisseur sera financé par la Scicasissou.
Proposition DJ set, ok pour une fois, ça sera gratuit et boissons offertes pour le DJ.
Pour les bénévoles qui sont en activité au bar, deux boissons sont offertes.
Christine a pris l’initiative de mettre l’affiche sur ‘Le rassemblement de la Montagne” et elle s’en excuse suite à un tour de table où chacun s’est exprimé sur la question “peut-on faire tout et n’importe quoi au 3f6s”.
Intervention de Jean Yves :
Prochain CA: le 5 juin à 20h.
Présents : Bernard, Christine, Florent, Linda, Luc, Marine, Nelly, Philippe et Yveline.
+ Jean-Yves (pour Yasissou)
+ Annie (pour Pell’Mêle)
Reportés/à gérer :
Étaient présents : Bernard Bellot, Luc Burel, Marine Dérobert, Nelly Duvergé, Florent Duveau, Aurélie Le Guen, Hugo Pacaud, Philippe Pacaud, Yveline Pallard, Christine Plessis, Andaine Tiphaigne
1/ Point d’étape des actions faites, suite aux décisions prises lors du dernier CA
Le CA ne sait pas si les tickets restaurant ont été mis en place pour les musiciens, leurs familles et amis.
Décision ce jour : la prog et la cuisine voient ensemble ce qui se fera réellement et nous tiennent au courant, le CA sera d’accord avec les choix de l’équipe cuisine.
2/ Proposition d’une ouverture pour les enfants le mercredi
Décision : le CA dit oui, valide cette ouverture.
Christine se propose pour faire le lien avec l’équipe qui a fait cette proposition (Flora).
3/ Proposition d’une ouverture pour les personnes résidant à la maison de retraite
Décision : le CA dit oui, valide le principe de cette ouverture.
Linda se propose pour faire le lien avec la maison de retraite, et organiser cet accueil.
4/ Sécurité
. Il faut créer un document unique des risques.
Une équipe se constitue pour le faire, Luc, Hugo, Bernard.
. Il faut réorganiser l’espace sanitaire, le rangement des produits de ménage, et faire un étiquetage clair.
Une équipe se constitue pour le faire, Hugo et Yveline.
Ghis sera sollicité pour confectionner des étiquettes, dans l’esprit de celles qui existent déjà (faites par lui).
. Obligation à l’extérieur d’un affichage « attention au bruit ».
C’est à faire, il faut désormais que quelqu’un se propose pour le faire.
. Un affichage serait bienvenu le samedi soir en amont et en aval du croisement devant le bar, pour prévenir les automobilistes de la présence de piétons devant le bar.
Il faut désormais que quelqu’un de propose pour le faire.
. Veiller à faire la visite annuelle de sécurité
5/ Yassissou
. Point d’info. Les décisions de CA et votes sont remis à plus tard, car le travail est encore en cours du côté de la SCIC.
. Proposition d’une charte de valeurs, commune à la SCIC et l’association 3f6s
Décision : le CA valide cette proposition.
Une équipe se constitue pour travailler sur cette charte, Marine et Yveline. Marine se propose pour la rédaction, en lien avec l’équipe SCIC.
6/ Proposition d’atelier
Joël Vaillant propose d’animer un atelier « chant en canon».
Décision : le CA dit oui pour une intervention ponctuelle, le 3f6s n’ayant plus de créneau pour une activité récurrente.
Le contact 3f6s pour cette activité : Linda
7/ Anniversaire 3f6s
Une équipe se constitue pour organiser l’événement, Luc, Marine, Aurélie, Bernard, Philippe et Christine.
Christine se propose pour coordonner l’événement.
8/ Le CA valide une légère augmentation des prix du bar.
Au vu des augmentations des produits chez les fournisseurs, l’équipe bar propose une augmentation des prix du bar.
Décision : le CA valide cette augmentation, qui prendra effet après la réunion BAR du 28/01/2023.
Une liste des produits et prix BAR est à finaliser.
Il faut désormais que quelqu’un se propose pour la faire.
9/ Proposition d’une boite à contenants
Décision : le CA dit non, il y a trop de choses déjà dans le bar.
10/ Demande de dépôt vente d’un livre d’ACROLA
Décision : le CA dit non, il y a trop de choses déjà dans le bar, et gérer une vente n’est pas de notre ressort.
11/Adhésions
Info : pour inscrire les nouveaux adhérents dans mailjet (s’ils souhaitent recevoir la lettre des nouvelles), deux moyens existent aujourd’hui, la tablette (inscription directe vers mailjet) et le support papier (Pascal relève les mails et les entre dans mailjet).
Constat : le CA constate que des améliorations sont à apporter dans l’information concernant les adhésions.
Décision : confectionner une affiche qui rappelle que le bar est une asso, que l'adhésion est obligatoire et la cotisation libre, rechercher un objet mieux que la tirelire chat, ainsi qu'un meilleur endroit pour mettre tout çà afin que ce soit plus visible et lisible.
Il faut désormais que quelqu’un confectionne cette affiche.
Quelle serait la meilleure place pour mettre tout çà, et qui le fait?
PROCHAIN CA le lundi 27 février à 20h
Présents : Hugo Pacaud, Bernard Bellot, Nelly Duvergé, Philippe Pacaud, Aurélie Le Guen, Christine Plessis, Linda Chellali, Luc Burel, Andaine Tiphaigne, Florent Duveau, Yveline Pallard, Marine Dérobert
Absent : Néant
Étaients présents : Bernard, Florent, Hugo, Linda, Marine, Nelly, Philippe
Denis Jahier et Camille Yvin sont venus pour présenter un projet
La prochaine réunion du CA aura lieu le 18 octobre à 20h.
Étaient présents : Hugo, Florent, Marine, Jean-Claude, Philippe, Linda, Romain, Bernard et Nelly.
Le C.A. prend acte en début de séance de la démission de Raphaëlle Duquesnoy de ses qualités de vice-présidente et de membre du conseil d’administration du 3F6S.
Licence entrepreneur de spectacle
Pour rappel, l’association ne peut organiser plus de 6 manifestations par an sans licence entrepreneur de spectacle et ce nombre a été atteint. Il n’est donc plus possible d’utiliser le GUSO.
Du fait de sa démission, Raphaëlle cherche à être relayée pour la gestion du dossier de licence d’entrepreneur de spectacle, les documents sont prêts à être expédiés (Bernard étant désigné pour être détenteur de la licence).
Cependant et jusqu’à maintenant le CA n’en avait pas l’information, Jean-Claude est détenteur d’une telle licence. Reste à vérifier si elle peut se transférer d’une structure à une autre et si elle peut être utilisée à plusieurs endroits. Si tel était le cas, cela simplifierait les démarches auprès de la DRAC
Récapitulatif achat collectif du 3F6S
Jean-Yves et Bernard font le tour des solutions de transmission du 3F6S exploitables et qui pourraient éviter la préemption que tout le monde redoute.
Des nouvelles prochainement…
Point Co-Workeurs
Les différents locataires du 3F6S souhaiteraient pouvoir prendre leurs pauses repas dans le bar afin de ne pas empiéter sur leurs espaces de travail. Ils font remarquer qu’il arrive souvent que trainent des aliments dans les frigos du bar et que des pots contenant du sucre par exemple soient mal fermés ce qui régale les fourmis ! Une réunion de l’équipe bar devrait avoir lieu prochainement et ce point sera abordé.
Concernant l’entretien des espaces communs, la nomination d’un référent co-workeur est en cours, afin de permettre une meilleure gestion des lieux.
Bilan moral et financier de l’anniversaire
Il reste des intervenants à dédommager de leurs frais.
L’association se porte bien, les recettes du week-end avoisineraient les 7000 euros et la trésorerie est confortable.
Jean-Yves doit nous faire un point comptable d’ici une semaine.
Prochain C.A. le mardi 5 juillet 2022.
Étaient présents : Bernard, Florent, Hugo, Jean-Claude, Luc, Marine, Philippe
La prochaine réunion du CA aura lieu le 07/06 à 20h.
Étaient présents: Bernard, Yveline, Marine, Philippe, Hugo, Nelly, Linda, Romain & Mélodie F en première partie.
Premier point :
Discussion sur la proposition de Inter-pell de faire son AG constitutive au 3f6s.
Nous avions décidé lors de précédents CA d’ouvrir le lieu aux autres associations (sauf politique). Or, interpelle est une association purement politique et par souci d’équité nous avons donc rejeté la proposition. Nous restons bien évidemment les bras grand ouverts pour venir en discuter autour d’un café !
Second point : Expositions
Avec la présence de Mélodie, nous avons discuté de la proposition d’expositions dans le lieu, organisées par l’asso Essen’Ciel. Il a été voté que l’association se chargerait de programmer les expositions au même titre qu’une commission du 3f6s. Bien entendu, il leur faudra communiquer les différentes informations avec l’équipe de communication du 3F6S, à Philippe pour l’agenda et faire attention aux affichages sur le fond de scène afin d’être déplaçable.
Ils se chargent de faire le point sur le matériel du 3F6S (cimaises) et le 3F6S se chargera de racheter du matériel au besoin.
Troisième point : communication du CA et au CA
Comment le CA communique ses dates : à L'heure actuelle nous écrivons toujours la date et l’heure du CA sur le tableau dans le café. Les réunions du CA sont ouverts à tous, et même conseillés si vous êtes concernés par un point à l'ordre du jour (trouvable ici: https://mensuel.framapad.org/p/ordre-du-jour-du-ca-du-161121-9qi9 ).
Les comptes rendus sont disponibles sur le site Internet sur une page dédiée et transmis par mail à l’équipe bénévole. Il faut être vigilant sur ce point.
Les différentes commissions sont libres d’ajouter des points à l’ordre du jour en envoyant un mail au CA ou en en parlant à l’un de ses membres
Au vu du nombre de CA. et autres réunions par mois, Nous ne convoquons pas de CA exceptionnel. Les décisions qui devront être prises rapidement le seront sans doute par échanges mails entre nous (si c’est faisable : exemple, un vote pour une dépense urgente).
Yveline, bien qu’ayant quitté le CA pour se libérer un peu de tout le travail que nécessite le 3f6s, reste une figure référente pour beaucoup. Elle est également l’intermédiaire auprès de la mairie (avec Hugo & Raphaëlle) et auprès de groupements d’asso, associations et collectifs.
Pour rappel, vous pouvez contacter un membre du CA ou le CA via: ca.3f6s@retzien.fr
Quatrième point :
Licence d’entrepreneur du spectacle : le CA atteste de la décision de nomination du titulaire de la licence en la personne d’Hugo PACAUD en qualité de président.
Cinquième point : École de design
Projet avec les élèves de l’école de design : bilan rapide fait par Hugo sur les premières soutenances du projet qui ont eu lieu le mois dernier. La seconde phase est pour la semaine prochaine mais personne ne peut y être. Au CA personne n’est disponible non plus. La fin du projet est pour juin et tout le monde est très enthousiaste et à hâte de découvrir tous ces beaux projets autour du 3F6S.
Sixième point : Yasissou & la SCIC
Il s’est rapidement avéré que les membres du CA ne faisant pas partie du groupe de travail n’avait pas reçu le compte rendu de l’AG du 20 mars concernant le rachat collectif du 3F6S. Il est établi qu’il y’a eu un dysfonctionnement au niveau des mails et Yveline se charge de renvoyer le compte rendu réalisé par le groupe de travail.
(Pour info, Raphaëlle, Jean Claude & Bernard sont dans ce groupe de travail)
le mardi 05 avril : Jean Yves a expliqué le projet et travaillé avec Hugo sur un nouveau mode d’emploi plus complet afin de participer au rachat. Ce dernier est disponible au comptoir et Hugo a envoyé un mail récapitulatif à toute l’équipe des bénévoles. Hugo a également commencé à travailler sur une explication simple du projet à communiquer à tous les adhérents dès que ce sera achevé. Pour rappel une AG constitutive de l’ass’ Yasissou aura lieu le dimanche 24 avril à 11h au 3F6S.
Les comptes rendus du groupe de travail autour du rachat collectif sont également disponibles sur le site du 3F6S au même endroit que les comptes rendus de CA.
Septième point : l’anniversaire !
Yveline fait le point sur le budget prévisionnel de l’événement qui aura lieu le 14 et 15 mai de cette même année. Après discussion il s’avère qu’il manquait une ligne pour la restauration des artistes et bénévoles.
Après un rapide point sur nos disponibilités nous procédons au vote et le budget est validé par le CA.
La communication autour de l’événement continue de se faire petit à petit en dévoilant la programmation du week-end.
Huitième point : les poubelles !
La semaine précédente la policière municipale a fait remarquer à Hugo qui passait là qu’il faut normalement rentrer les poubelles à l’intérieur. Cela est survenu un jour de grand vent après que les poubelles eurent été renversées et que la policière ait dû les redresser. Il est rapidement établi qu’il n’est pas possible de les rentrer dans le 3F6S et qu’il n’existe pas d’alternative actuellement.
Le fait de le déplacer à l’autre bout de la place sur les zebra, à côté d’une autre poubelle est évoqué.
Neuvième point : Les échanges mails.
Linda fait part de son envie de bienveillance dans nos échanges. Certains mails, du fait de la nature de cet outil, peuvent facilement sembler à charge et peser sur l’esprit. Rappelons que nous sommes une petite équipe et que le 3f6s se porte bien, qu’il à été créé pour rassembler dans la convivialité.
Nous pouvons encore alléger le nombre de mails. Nous sommes tous bénévoles, avec nos temporalités multiples et suffisamment proches pour en parler de vive voix au besoin ;).
Pour rappel, nous avons slack, utilisé par une poignée mais permettant à la fois des échanges type mail que des discussions instantanées. On y trouve aussi plein de trucs utiles !
Lien vers le slack pour les invitations: http://slack.3francs6sous.org/
La Souplesse est aussi rappelée lors du CA. Nous restons une petite association à échelle humaine qui fonctionne, certes, avec une structure mais surtout avec des échanges de proximité plus infomels.
Dixième point : tickets repas
L’équipe cuisine met en avant le souci que l’on a eu plusieurs fois suite aux concerts/spectacles. Les repas sont prévus pour les artistes (un nombre fixé avec l’équipe programmation) et les bénévoles bar (souvent 4 ou 5). Or il est arrivé plusieurs fois qu’il ne restait plus assez pour les bénévoles voir même pour certains artistes car d’autres personnes se sont greffées à table (famille artistes, amis, …).
Il est donc nécessaire de fonctionner avec des tickets pour les repas pour éviter de nouvelles mésaventures. Ces derniers sont déjà disponibles sur place pour l’équipe cuisine/programmation (dépendant de qui sera sur place avec les artistes pour leur donner). Nous avions déjà imprimé ces derniers il y a fort longtemps :-).
Suggestion post CA: si les artistes préviennent bien à l’avance, il peut être possible de prévoir des repas supplémentaires au prix 3f6s (3 ou 4€) ? A voir avec l’équipe cuisine ! (Sinon il y a des solutions extérieures au 3f6s tels que la vespa, crêperie …)
Le congélateur reprend du service à l’étage pour stocker des repas artistes/bénévoles.
DATE PROCHAIN CA : Le 03 / 05 / 22 à 20h au 3f6s
Étaient présents : Andaine, Annie, Yveline, Hugo, Florent, Luc, Philippe, Marine,
Bernard, Raphaëlle et Romain
Excusés : Linda, Nelly, Will et Jean-Claude
1. Annie évoque les difficultés de stockage de La petite épicerie
Il a été évoqué un manque de place pour stocker certains produits de La petite épicerie (bières et cidres notamment). Décision est prise de faire un peu de place au-dessus du bar et dans la réserve dans la mesure du possible.
2. Licence entrepreneur.se de spectacle
Qui l’endosse ?Quelqu’un de l’équipe programmation ?
Raphaëlle et Hugo ont prévu d’en discuter prochainement.
3. Point sur le projet de l’École de design
Les étudiant.e.s de l’École de design développent des projets en lien avec
l’aménagement intérieur du 3F6S. Suite à leur venue sur place, trois rendez-vous sont prévus dans leur locaux. Hugo s’est engagé à assister la réunion du mercredi, Raphaëlle à celle du jeudi.
4. Remplacement du piano
Le vieux piano du bar ne tient pas l’accord. Une solution est à l’étude pour le remplacer. Plusieurs solutions sont évoquées : achat ou récupération d’un piano numérique, achat d’un nouveau piano droit ou emprunt auprès d’une connaissance de Philippe (Alain Fraboul).
5. Tableau au-dessus du piano
Remise en service du tableau pour informer de ce qui se passe au 3F6S en plus des concerts, rencontres, etc. Luc va recontacter Lydie pour qu’elle vienne à nouveau écrire les infos.
6. SCIC
Le groupe de travail s’est réuni le 2 mars. Une assemblée générale aura lieu le 20 mars 2022 pour présenter le projet de la SCIC et les dernières de ce groupe de réflexion.
7. Emprunt de mobilier
L’association Pell’Mèle va emprunter les chaises utilisées sur la terrasse du 3F6S pour son AG.
8. Anniversaire de l’association North Ferriby
Afin de participer aux multiples animations programmées pour l’anniversaire de l’Association North Ferriby, un concert du groupe Doctor Robert aura lieu le samedi 12 mars à 20 heures. Par ailleurs, pour l’occasion, la chanson de midi se fera en anglais (Imagine des Beatles). Si certains le souhaitent, ils sont autorisés à décorer les espaces du 3F6S aux couleurs anglaises.
9. Point affichage horaires d’ouverture du bar
Les horaires à jour vont être affichés prochainement. Dans un autre temps, il a été rappelé qu’il est important de respecter les horaires indiqués et d’informer, via une pancarte, des fermetures exceptionnelles.
10. Respect du plan de la terrasse
Rappel de l’importance de respecter le plan de la terrasse (plan disponible derrière le bar dans la cuisine). Il n’est pas permis d’en modifier l’implantation, même exceptionnellement. Cette autorisation d’installation a été difficilement obtenue. Il serait dommage de la perdre.
11. Gestion des archives du 3F6S
Il est posé la question de gérer des archives concernant le 3F6S. Pour le moment, il a été décidé de les classer sur Slack. Karine est d’accord de collecter et réunir la presse. Ghis, quant à lui, les mettra sur Slack.
12. Demande d’ouverture exceptionnelle
En cas de demande d’ouverture exceptionnelle, accord de principe si c’est connu assez tôt et qu’il y a assez de bras disponibles.
13. Programmation
Discussion avec la programmation à venir concernant la fréquence des spectacles. Il est souhaité de se limiter à deux dates en moyenne. Évocation d’idées pour animer les dimanches (jeux et compagnie).
14. Point cuisine
L’équipe cuisine s’essoufle. Deux possibilités de catering sont proposées en remplacement : Petit feu et Karine et Hélène. Un point doit être fait avec Linda à ce propos.
15. Accès espace de coworking
Raphaëlle rappelle que les espaces loués sont privés et que l’on ne peut y accéder sans l’accord du locataire.
16. Occupation des espaces de coworking
L’association du 3F6S doit prendre le temps de reconsidérer l’occupation d’un espace lorsqu’il se libère.
17. Ouverture des réunions aux membres des commissions
Il est rappelé que les réunions sont ouvertes à tous les membres de chaque commission.
18. Création d’une adresse courriel pour informer les bénévoles du 3F6S
Raphaëlle va créer une nouvelle adresse afin d’informer les bénévoles des comptes rendus, des dates de réunion du CA. Les bénévoles pourront, par ailleurs, nous y adresser des suggestions.
19. Point de collecte pour dons à destination de l’Ukraine
Raphaëlle nous rapporte que Will a demandé l’autorisation de se servir de l’espace du 3F6S comme espace de collecte pour réunir des dons à destination du 3F6S. Le CA y est naturellement enclin.
Une initiative de ce genre ayant vu le jour dans le même temps à La Petite vrac, sous l’impulsion de Guylaine, cette solution n’a pas abouti.
20. Accueil d’activités payantes
Romain propose d’organiser un quizz autour de l’ oenologie. La participation à ce quizz étant payante, l’organisation de ce type d’événement nécessite une discussion et l’accord du CA. Décision a été prise de permettre à Romain d’organiser cette animation.
Cependant, il est nécessaire de revenir sur cette problématique prochainement.
21. Estimation du budget alloué à l’anniversaire du 3F6S
La programmation organise le 14 mars 2022 une réunion pour aborder la question de la Fête d’anniversaire du 3F6S. Cette commission interroge donc le CA sur le montant qui pourra être alloué aux dépenses qui concerneront cet événement. Le CA est d’accord d’y consacrer une somme dont le montant n’a pas encore été tranché.
22. Subvention FDVA (Fonds pour le développement de la vie associative)
Yveline propose de faire une demande de subvention pour financer ce qui peut l’être de l’anniversaire du 3F6S. Cette subvention est accordée aux projets qui favorisent, entre autres, les liens entre les bénévoles, la cohésion avec les autres associations et les échanges quels qu’ils soient entre les habitants de la commune et d’ailleurs. Le dossier est à déposer avant le 7 mars 2022 et Yveline a, autour d’elle, une équipe prête à s’y
atteler (Jean-Yves, Françoise et Olivier). Le CA donne son accord pour cette demande de subvention.
Yveline nous informe a posteriori que le dossier a été rendu à temps. Il y a été demandé 8000 euros pour la Fête d’anniversaire du 3F6S.
La prochaine réunion du CA aura lieu le mardi 5 avril 2022 à 20 heures au 3F6S.
Présent : Marine, Raphaëlle, Linda, Romain, Bernard, Hugo, Luc et Philippe.
Changement bureau Préfecture : C’est fait, nous avons reçu l’accusé de réception et Hugo se charge pour “France Connect”.
Point petite épicerie : suite à la réunion les malentendus sont réglés et il s'avère que tout va bien de chaque côté. La petite épicerie ajoutera sur le planning du 3f6s les éventuelles inventaire/réunion ou autre pour éviter des situations qui les empêcherait de bien faire ce qu'ils souhaitaient. Pas de soucis de cohabitation et fin de la séparation entre les deux parties du bar pendant l'épicerie car aucun problème n'a été reporté ni d'un côté ni de l'autre.
Récap’ réunion musique actuelle (Will) reporté de nouveau.
Bilan pour la commission communication :
Marine avec Florent s’occupe de porter les infos sur Instagram et Facebook et assure l’envoie de “La lettre des nouvelles”.
Demande de la commission cuisine : Linda et Karine assurent parfaitement bien leurs rôles , et elles n’ont pas besoin de l’aval de CA. Il est à noter qu’il serait bien de mettre une crédence derrière la plaque de cuisson.
Point occupation du lieu :
Lundi : libre (peut être le conserver pour les réunions de gestion du lieu ?), le lundi soir, une fois par mois, répétition des Pam Pam Girls (les dates sont mouvantes)
Mardi : ONP dès 18h30
Mercredi : Flamenco et de temps en temps (1x fois pas mois max) les "Rendez Vous de l'estuaire"
Jeudi : Bar, 1 x fois par mois apéro lecture ( Le jeudi à 18h30 (27 janvier, 24 février, 17 mars, 7 avril, 12 mai) et bien sûr soirées jeux, tarot et autres
Vendredi : Bar + petite épicerie
Samedi : matin bar, soir bar quand concert + proposition cuisine repas/chanson
Dimanche : fin de journée, bar. (English coffee ?). Trouver des activités pour faire venir du monde/demander aux adhérents leur avis, qu'ils proposent des animations, etc.
Il est précisé de nouveau que toutes les personnes qui possèdent une clé le signalent sur la liste qui est affichée dans la cuisine du 3f6s.
Dernier CA : Besoin d’affiner la convention de prêt du 3f6s (3versions/cas de figure possibles). Nécessité de rédiger un mode d’emploi pour le bar (pour les bénévoles du 3f6s comme pour les assos en visite). Rappel : on refuse les soirées privées type anniversaires, etc. Rien de plus a été signalé.
Chorale : Pas de deuxième créneau, possibilité (en fonction des pass) de revenir chanter au 3f6s de 10h à 11h, le CA est ok avec cette proposition.
Pour info l’ONP c’est parti…
Achats : Voir pour un tapis pour la scène, pour les tabliers, suite au devis communiqué par Romain, nous envisageons d’autres possibilités (peut être les faire nous-même.
Luc se charge de voir pour mettre des ampoules LED.
La proposition de Françoise pour le “Troc Fringues” est acceptée et se déroulera le 6/02 de 14h à 16h.
Prochaine réunion du CA prévue le 11/01/2022 à 20h.
Étaient présents : Bernard, Marine, Romain, Hugo, Florent, Philippe, Jean-Claude, Raphaëlle et Nelly.
Excusés : Linda, Luc et Will.
Bilan de la réouverture
Le ressenti des équipes est plutôt positif. Après un timide redémarrage tant du côté des bénévoles que du côté public, le rythme semble peu à peu reprendre avec entrain et bonne humeur. Des nouveaux dans l’équipe bar sont désireux de s’investir et le planning se remplit plus facilement.
Niveau sanitaire, les vérifications des « pass » se font en douceur et jusqu’à maintenant il n’a été signalé aucun contrôle des autorités...
Il est cependant URGENT que la commission Bar se réunisse afin d’organiser ou de réorganiser :
La liste et les attributions des référents,
La formation des nouveaux bénévoles,
Un rappel des tâches à accomplir surtout lors des fermetures (ménage, arrêt des machines etc...)
L’accueil des nouveaux adhérents
Point sur les différentes commissions
Sont actives les commissions suivantes :
Bar, programmation, librairie, travaux et entretien, SCIC et coworking.
Évocation de la création d’une commission « échange de savoirs » (atelier pell’mêle brico mais pas que).
Communication
Le 3F6S est désormais sur Facebook et Instagram (Marine en est l’administratrice principale).
L’appli SLACK voit également le jour. Les administrateurs sont Florent et Hugo.
Pour faire simple, c'est une sorte de forum qui facilite la communication... On y trouve des espaces dédiés appelés canaux qui rassemblent les personnes et les infos pertinentes. On peut y envoyer des messages, centraliser les documents, images etc, collaborer, y poser des questions, y effectuer des recherches ...
Son but est d'alléger les échanges par mail et centraliser toutes les informations en un seul lieu ressource. Les échanges sont lisibles par tous et facilitent la transparence des réunions pour que tout le monde ait la possibilité, simplement, d’être à jour sur les points qui l’intéresse.
Le Ca et,bientôt, l’équipe prog rejoignent le slack. Lien pour s’y rendre : http://slack.3francs6sous.org/
Des précisions seront apportées prochainement par Hugo et Florent.
Point Déco/jeux
Une première idée est de rendre le lieu encore plus chaleureux, voir un peu plus cosy pour les soirées. On pourrait imaginer des sièges plus confortables, un éclairage plus chaud avec des lampes de couleur par exemple...
Une deuxième idée est d’enrichir la ludothèque afin de stimuler les envies d’échanger entre adhérents en particulier les plus jeunes (qui accompagnent leurs parents...).
Romain à déjà lancer un mail pellemele à ce sujet.
Mélodie Q veut bien faire un petit rafraîchissement du coin enfant.
Note pour plus tard: il faudrait des caisses pour mieux ranger l’espace enfants, si vous en trouvez au retzervoir...
Quelques contraintes tout de même au niveau de la grande salle: on doit pouvoir facilement bouger et libérer l’espace pour les spectacles, réutiliser le mobilier comme assise ...
Toute proposition sera étudiée.
Hugo & Mélo Q sont pour le moment référents de cette nouvelle commission.
Point sur la création d’une SCIC
Le rachat des murs et fonds de commerce du 3f6s prend la forme d’une société coopérative d'intérêt collectif.
Jean-Yves a émis l’idée de créer une association de préfiguration pour monter le financement.
Un point plus précis sera fait dans le courant du mois de janvier.
Point Convention d’occupation des lieux
Reste 3 Convention à décliner : Asso quand ouverture au public Asso quand réunion privée Résidences d’artistes
Il faut également faire une annexe qui couvre les différents points: ménage, bonne utilisation du lieu, prix des fûts, etc...)
Divers
Raphaëlle se charge d’envoyer la composition du nouveau bureau à la préfecture et de modifier les statuts (petits détails à modifier comme la période de cotisation etc...)
Le compte rendu de l’AG n’a pas encore été envoyé à tous les adhérents mais on s’en occupe.
La récap’ réunion musiques actuelles devant être présentée par Will est reportée au prochain CA.
CR rédigé par Nelly et validé/enrichi par le reste du CA.
Prochain CA prévu le 14 décembre 2021 à 20H
Étaient présent : Hugo, Florent, Marine, Romain, Will, Bernard, Raphaëlle, Philippe et Nelly. Excusés Luc, Linda et Jean-Claude.
Bienvenue aux nouveaux CAtistes ! Will nous rappelle à tous quel est le rôle d'un CA dans une association Rappel des statuts. Ils seront joints à ce compte rendu.
La réouverture du bar prendra effet le jeudi 21 octobre 2021. Les jours d'ouverture seront les jeudi et samedi, car il va falloir réfléchir à l’organisation du vendredi avec la petite épicerie (la petite épicerie ne nécessite pas de pass). A rediscuter rapidement. Voyons en faisant. Et peut être en rediscuter avec Charles ?
Pour le dimanche c'est en statut quo, ça sera à voir avec les bénévoles partant. A voir en faisant aussi donc.
Le nombre des bénévoles bar a baissé. À voir avec la réouverture si ça se confirme. En ce qui concerne les personnes qui contrôlent, les équipes seront formées avec au moins une personne sur un créneau qui peut (veut) contrôler.
Le matériel pour le contrôle est opérationnel. Il suffit de charger une base de donnée sur une tablette ou un smartphone. D'ici peu, une tablette, venant de Bruno sera mise à dispo pour cela.
On s'en est arrêté à un rôle de représentation extérieur, en plus bien sûr, des responsabilités qui sont inhérentes à un président d'asso. (https://www.associations.gouv.fr/la-responsabilite-des-dirigeants.html)
Soit, en autre, avec la mairie (relation avec les différents services et fonctionnaires territoriaux) , Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.
En cours avec la mairie une demande de terrasse pour la semaine est toujours en cours. Nous sommes en attente d'un retour officiel. Projet de demande de RDV pour faire une mise au point.
Une seule candidature pour le poste de président : Hugo Pacaud.
Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Hugo est donc le nouveau président de l'association 3 Francs 6 Sous.
Candidature pour le poste de vice-président : Raphaëlle Duquesnoy soit une seule candidature.
Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Raphaëlle est donc la nouvelle vice-présidente de l'association 3 Francs 6 Sous.
Candidature pour le poste de Trésorier : Bernard Bellot soit une seule candidature
Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Bernard reste le trésorier de l'association 3 Francs 6 Sous.
Candidature pour le poste de vice- Trésorier : Nelly soit une seule candidature
Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Nelly est la nouvelle vice - trésorière de l'association 3 Francs 6 Sous.
Coordination extérieure (mail contact) et en interne (relation entre les équipes et commissions) Les mails entrant sur le mail contact@ sont redispatchés par Hugo et Florent
Création d'un "discord" pour gérer les infos et sujets reçues/en cours/à gérer et les comptes rendus du CA. (Mais à quoi sert donc Discord ? La plateforme permet de créer des "serveurs" au sein desquels les utilisateurs peuvent ajouter différents salons et catégories de conversation. Ils peuvent ensuite discuter sur le chat, à l'écrit comme à l'oral, et s'appeler en vidéo.)
En interne, pour rappel, c'est toujours Philippe qui gère les planning d'occupation du lieu lors de la fermeture du bar. Soit les animations, résidences ...
Yveline gère le framagenda pour les demandes d'occupation par les assos.
Lien framagenda : https://framagenda.org/index.php/apps/calendar/p/EPswMDFYN5cs4pNH/dayGridMonth/now
- Question en suspend (Linda ;) ) Où en sommes nous sur la rédaction de la convention d'occupation du lieu ?
La convention est rédigée, mais pas le mode d'emploi du lieu (ménage et rangement, et tout çà tout çà). Yveline attend que le CA valide cette convention pour la présenter aux assos.
Communication (site internet, newsletter, affichage dans le bar)
La newsletter à l'intention des adhérents est géré par Florent pour le mailjet et Yveline pour l'écriture.
Marine et Romain en coup de main, se propose de créer un instagram (et un facebook synchronisé) afin de communiquer sur les réseaux sociaux et toucher un autre type de public (s'inscrit dans la volonté d'ouverture pour atteindre un nouveau public)
Florent propose de gérer des outils de jumelages des infos programmations (et autres) entre les réseaux sociaux et le site du 3F6S.
Pour la communication papier, nous comptions toujours sur Gyslain pour la création de visuels.
Également, il y aura toujours les affiches des événements affichées sur la vitrine du bar.
Et nous comptons toujours sur Lydie (Bernard en contact) pour écrire les infos sur les tableaux du bar, comme cela à toujours était fait jusque là.
Relation avec la mairie et les institutions
Comme vu sur la mise au point du rôle de président, Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.
Relation avec les autres associations et bars associatifs
Beaucoup d'infos sont à récupérer de Yveline et de Charles.
Will nous propose de nous pencher sur une platerforme (peux tu nous rappeler le nom ?) qui a pour but de gérer des problématiques qu'ont les associations type organisation interne, complexité de gestion, recherche de fonds, démarche diverses. Et la question de l'embauche d'un salarié aussi qui pourrait être un poste de coordinateur de projet et d'équipe. A méditer et rediscuter donc.
Mais aussi, autre exemple de problématique : l'achat collectif du lieu.
Y a de quoi faire.
Aussi, Will va se rendre à la réunion pôle des musiques actuelles qui est une mise en relation des associations régionales à propos des législations par rapport aux musiques amplifiées. La journée est mardi prochaine à Chemillé. Seul Will peut y aller, il serait notre entreprenant officiel dans ses multiples casquettes.
Prochaine réunion du CA, le mardi 16 novembre à 20h.