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Les comptes rendus de CA

CA du 07/06/2022

Étaient présents : Hugo, Florent, Marine, Jean-Claude, Philippe, Linda, Romain, Bernard et Nelly.

Le C.A. prend acte en début de séance de la démission de Raphaëlle Duquesnoy de ses qualités de vice-présidente et de membre du conseil d’administration du 3F6S.

Licence entrepreneur de spectacle

Pour rappel, l’association ne peut organiser plus de 6 manifestations par an sans licence entrepreneur de spectacle et ce nombre a été atteint. Il n’est donc plus possible d’utiliser le GUSO.

Du fait de sa démission, Raphaëlle cherche à être relayée pour la gestion du dossier de licence d’entrepreneur de spectacle, les documents sont prêts à être expédiés (Bernard étant désigné pour être détenteur de la licence).

Cependant et jusqu’à maintenant le CA n’en avait pas l’information, Jean-Claude est détenteur d’une telle licence. Reste à vérifier si elle peut se transférer d’une structure à une autre et si elle peut être utilisée à plusieurs endroits. Si tel était le cas, cela simplifierait les démarches auprès de la DRAC

Récapitulatif achat collectif du 3F6S

Jean-Yves et Bernard font le tour des solutions de transmission du 3F6S exploitables et qui pourraient éviter la préemption que tout le monde redoute.

Des nouvelles prochainement…

Point Co-Workeurs

Les différents locataires du 3F6S souhaiteraient pouvoir prendre leurs pauses repas dans le bar afin de ne pas empiéter sur leurs espaces de travail. Ils font remarquer qu’il arrive souvent que trainent des aliments dans les frigos du bar et que des pots contenant du sucre par exemple soient mal fermés ce qui régale les fourmis ! Une réunion de l’équipe bar devrait avoir lieu prochainement et ce point sera abordé.

Concernant l’entretien des espaces communs, la nomination d’un référent co-workeur est en cours, afin de permettre une meilleure gestion des lieux.

Bilan moral et financier de l’anniversaire

Il reste des intervenants à dédommager de leurs frais.

L’association se porte bien, les recettes du week-end avoisineraient les 7000 euros et la trésorerie est confortable.

Jean-Yves doit nous faire un point comptable d’ici une semaine.

Prochain C.A. le mardi 5 juillet 2022.


CA du 03/05/2022

Étaient présents : Bernard, Florent, Hugo, Jean-Claude, Luc, Marine, Philippe

  • Luc demande s’il est possible de trouver un créneau pour une micro-chorale qui vient de se mettre en place. Le créneau de mercredi de 18h à 19h est choisi (avant le flamenco).
  • Demande d’un réflexologue plantaire pour organiser des séances au 3F6S. Après débat, la demande est rejetée, car la médecine douce n’a pas vraiment sa place ici + question d’hygiène. Lui suggérer de contacter l’Escapade.
  • Ghis et Hugo doivent s’occuper de créer une affiche “fermeture exceptionnelle”, à mettre en cas d’absence de bénévoles pour tenir le bar.
  • Bernard et Christine s’occupent de rédiger un règlement intérieur/mode d’emploi du bar à l’attention de tous les bénévoles bar, qui sera affiché derrière le bar.
  • Toujours la question du créneau de dimanche : le bar est quasi-vide si aucune activité n’est organisée. Piste : fermer pendant les beaux jours, sauf si activité. La projection de films pose problème en raison des droits. Relancer la question après le week-end anniversaire, voire à la rentrée.
  • Est-il utile d’acheter une machine à faire des chocolats chauds, sachant qu’elle coûterait autour de 500 euros ? Non, car trop cher pour le peu de chocolats qui sont demandés/faits. Quand rush, notamment lors des concerts, on a le droit de dire qu’on ne fait pas de chocolats à ce moment-là.
  • Achat d’une tablette d’occasion (autour de 100 euros) pour enregistrer les mails des nouveaux adhérents, diffuser de la musique, créer des notes “post-it” à l’attention des autres bénévoles… Hugo et Philippe se chargent de trouver une tablette. D’abord demander à Pell’mêle avant de considérer un achat.
  • Licence spectacle : Hugo s’en occupe, c’est en cours.
  • Envoi des mails : ne PAS RÉPONDRE À TOUS afin d’éviter une surcharge de mails. Mettre une petite phrase sympa à la fin des mails pour le demander, du style : “ S’il vous plaît les amis, ne faites pas “répondre à tous”, répondez simplement à la personne concernée.”
  • Yasissou : le Trois Francs Six Sous mettra très certainement de l’argent, mais cela doit être décidé en AG. Le 3F6S paiera très certainement un loyer à la Scic.
    Pour la Scic, lancer un appel à participation sur HelloAsso ?
    Faire une affiche avec message “racoleur” pour inviter les gens à adhérer.
    Il faudra organiser un CA spécial Scic après le 14-15 mai.
  • Pour information, il reste une cheminée à abattre côté atelier de Hugo, car risque de chute en cas de tempête. Bernard va faire appel à François, couvreur qui s’est déjà occupé de l’autre cheminée.
  • Pour les tabliers des bénévoles bar, la couleur sera noire, le logo placé sur le torse. Hugo doit en informer Romain pour transmission à l’imprimeur.
  • Ghis va s’occuper de faire un tampon 3F6S.

La prochaine réunion du CA aura lieu le 07/06 à 20h.

CA du 05/04/2022

Étaient présents: Bernard, Yveline, Marine, Philippe, Hugo, Nelly, Linda, Romain & Mélodie F en première partie.

Premier point :

Discussion sur la proposition de Inter-pell de faire son AG constitutive au 3f6s.

Nous avions décidé lors de précédents CA d’ouvrir le lieu aux autres associations (sauf politique). Or, interpelle est une association purement politique et par souci d’équité nous avons donc rejeté la proposition. Nous restons bien évidemment les bras grand ouverts pour venir en discuter autour d’un café !

Second point : Expositions

Avec la présence de Mélodie, nous avons discuté de la proposition d’expositions dans le lieu, organisées par l’asso Essen’Ciel. Il a été voté que l’association se chargerait de programmer les expositions au même titre qu’une commission du 3f6s. Bien entendu, il leur faudra communiquer les différentes informations avec l’équipe de communication du 3F6S, à Philippe pour l’agenda et faire attention aux affichages sur le fond de scène afin d’être déplaçable.

Ils se chargent de faire le point sur le matériel du 3F6S (cimaises) et le 3F6S se chargera de racheter du matériel au besoin.

Troisième point : communication du CA et au CA

Comment le CA communique ses dates : à L'heure actuelle nous écrivons toujours la date et l’heure du CA sur le tableau dans le café. Les réunions du CA sont ouverts à tous, et même conseillés si vous êtes concernés par un point à l'ordre du jour (trouvable ici: https://mensuel.framapad.org/p/ordre-du-jour-du-ca-du-161121-9qi9 ).

Les comptes rendus sont disponibles sur le site Internet sur une page dédiée et transmis par mail à l’équipe bénévole. Il faut être vigilant sur ce point.

Les différentes commissions sont libres d’ajouter des points à l’ordre du jour en envoyant un mail au CA ou en en parlant à l’un de ses membres

Au vu du nombre de CA. et autres réunions par mois, Nous ne convoquons pas de CA exceptionnel. Les décisions qui devront être prises rapidement le seront sans doute par échanges mails entre nous (si c’est faisable : exemple, un vote pour une dépense urgente).

Yveline, bien qu’ayant quitté le CA pour se libérer un peu de tout le travail que nécessite le 3f6s, reste une figure référente pour beaucoup. Elle est également l’intermédiaire auprès de la mairie (avec Hugo & Raphaëlle) et auprès de groupements d’asso, associations et collectifs.

Pour rappel, vous pouvez contacter un membre du CA ou le CA via: ca.3f6s@retzien.fr

Quatrième point :

Licence d’entrepreneur du spectacle : le CA atteste de la décision de nomination du titulaire de la licence en la personne d’Hugo PACAUD en qualité de président.

Cinquième point : École de design

Projet avec les élèves de l’école de design : bilan rapide fait par Hugo sur les premières soutenances du projet qui ont eu lieu le mois dernier. La seconde phase est pour la semaine prochaine mais personne ne peut y être. Au CA personne n’est disponible non plus. La fin du projet est pour juin et tout le monde est très enthousiaste et à hâte de découvrir tous ces beaux projets autour du 3F6S.

Sixième point : Yasissou & la SCIC

Il s’est rapidement avéré que les membres du CA ne faisant pas partie du groupe de travail n’avait pas reçu le compte rendu de l’AG du 20 mars concernant le rachat collectif du 3F6S. Il est établi qu’il y’a eu un dysfonctionnement au niveau des mails et Yveline se charge de renvoyer le compte rendu réalisé par le groupe de travail.

(Pour info, Raphaëlle, Jean Claude & Bernard sont dans ce groupe de travail)

le mardi 05 avril : Jean Yves a expliqué le projet et travaillé avec Hugo sur un nouveau mode d’emploi plus complet afin de participer au rachat. Ce dernier est disponible au comptoir et Hugo a envoyé un mail récapitulatif à toute l’équipe des bénévoles. Hugo a également commencé à travailler sur une explication simple du projet à communiquer à tous les adhérents dès que ce sera achevé. Pour rappel une AG constitutive de l’ass’ Yasissou aura lieu le dimanche 24 avril à 11h au 3F6S.

Les comptes rendus du groupe de travail autour du rachat collectif sont également disponibles sur le site du 3F6S au même endroit que les comptes rendus de CA.

Septième point : l’anniversaire !

Yveline fait le point sur le budget prévisionnel de l’événement qui aura lieu le 14 et 15 mai de cette même année. Après discussion il s’avère qu’il manquait une ligne pour la restauration des artistes et bénévoles.

Après un rapide point sur nos disponibilités nous procédons au vote et le budget est validé par le CA.

La communication autour de l’événement continue de se faire petit à petit en dévoilant la programmation du week-end.

Huitième point : les poubelles !

La semaine précédente la policière municipale a fait remarquer à Hugo qui passait là qu’il faut normalement rentrer les poubelles à l’intérieur. Cela est survenu un jour de grand vent après que les poubelles eurent été renversées et que la policière ait dû les redresser. Il est rapidement établi qu’il n’est pas possible de les rentrer dans le 3F6S et qu’il n’existe pas d’alternative actuellement.

Le fait de le déplacer à l’autre bout de la place sur les zebra, à côté d’une autre poubelle est évoqué.

Neuvième point : Les échanges mails.

Linda fait part de son envie de bienveillance dans nos échanges. Certains mails, du fait de la nature de cet outil, peuvent facilement sembler à charge et peser sur l’esprit. Rappelons que nous sommes une petite équipe et que le 3f6s se porte bien, qu’il à été créé pour rassembler dans la convivialité.

Nous pouvons encore alléger le nombre de mails. Nous sommes tous bénévoles, avec nos temporalités multiples et suffisamment proches pour en parler de vive voix au besoin ;).

Pour rappel, nous avons slack, utilisé par une poignée mais permettant à la fois des échanges type mail que des discussions instantanées. On y trouve aussi plein de trucs utiles !

Lien vers le slack pour les invitations: http://slack.3francs6sous.org/

La Souplesse est aussi rappelée lors du CA. Nous restons une petite association à échelle humaine qui fonctionne, certes, avec une structure mais surtout avec des échanges de proximité plus infomels.

Dixième point : tickets repas

L’équipe cuisine met en avant le souci que l’on a eu plusieurs fois suite aux concerts/spectacles. Les repas sont prévus pour les artistes (un nombre fixé avec l’équipe programmation) et les bénévoles bar (souvent 4 ou 5). Or il est arrivé plusieurs fois qu’il ne restait plus assez pour les bénévoles voir même pour certains artistes car d’autres personnes se sont greffées à table (famille artistes, amis, …).

Il est donc nécessaire de fonctionner avec des tickets pour les repas pour éviter de nouvelles mésaventures. Ces derniers sont déjà disponibles sur place pour l’équipe cuisine/programmation (dépendant de qui sera sur place avec les artistes pour leur donner). Nous avions déjà imprimé ces derniers il y a fort longtemps :-).

Suggestion post CA: si les artistes préviennent bien à l’avance, il peut être possible de prévoir des repas supplémentaires au prix 3f6s (3 ou 4€) ? A voir avec l’équipe cuisine ! (Sinon il y a des solutions extérieures au 3f6s tels que la vespa, crêperie …)

Le congélateur reprend du service à l’étage pour stocker des repas artistes/bénévoles.

DATE PROCHAIN CA : Le 03 / 05 / 22 à 20h au 3f6s

CA du 01/03/2022

Étaient présents : Andaine, Annie, Yveline, Hugo, Florent, Luc, Philippe, Marine,
Bernard, Raphaëlle et Romain
Excusés : Linda, Nelly, Will et Jean-Claude

1. Annie évoque les difficultés de stockage de La petite épicerie
Il a été évoqué un manque de place pour stocker certains produits de La petite épicerie (bières et cidres notamment). Décision est prise de faire un peu de place au-dessus du bar et dans la réserve dans la mesure du possible.

2. Licence entrepreneur.se de spectacle
Qui l’endosse ?Quelqu’un de l’équipe programmation ?
Raphaëlle et Hugo ont prévu d’en discuter prochainement.

3. Point sur le projet de l’École de design
Les étudiant.e.s de l’École de design développent des projets en lien avec
l’aménagement intérieur du 3F6S. Suite à leur venue sur place, trois rendez-vous sont prévus dans leur locaux. Hugo s’est engagé à assister la réunion du mercredi, Raphaëlle à celle du jeudi.

4. Remplacement du piano
Le vieux piano du bar ne tient pas l’accord. Une solution est à l’étude pour le remplacer. Plusieurs solutions sont évoquées : achat ou récupération d’un piano numérique, achat d’un nouveau piano droit ou emprunt auprès d’une connaissance de Philippe (Alain Fraboul).

5. Tableau au-dessus du piano
Remise en service du tableau pour informer de ce qui se passe au 3F6S en plus des concerts, rencontres, etc. Luc va recontacter Lydie pour qu’elle vienne à nouveau écrire les infos.

6. SCIC
Le groupe de travail s’est réuni le 2 mars. Une assemblée générale aura lieu le 20 mars 2022 pour présenter le projet de la SCIC et les dernières de ce groupe de réflexion.

7. Emprunt de mobilier
L’association Pell’Mèle va emprunter les chaises utilisées sur la terrasse du 3F6S pour son AG.

8. Anniversaire de l’association North Ferriby
Afin de participer aux multiples animations programmées pour l’anniversaire de l’Association North Ferriby, un concert du groupe Doctor Robert aura lieu le samedi 12 mars à 20 heures. Par ailleurs, pour l’occasion, la chanson de midi se fera en anglais (Imagine des Beatles). Si certains le souhaitent, ils sont autorisés à décorer les espaces du 3F6S aux couleurs anglaises.

9. Point affichage horaires d’ouverture du bar
Les horaires à jour vont être affichés prochainement. Dans un autre temps, il a été rappelé qu’il est important de respecter les horaires indiqués et d’informer, via une pancarte, des fermetures exceptionnelles.

10. Respect du plan de la terrasse
Rappel de l’importance de respecter le plan de la terrasse (plan disponible derrière le bar dans la cuisine). Il n’est pas permis d’en modifier l’implantation, même exceptionnellement. Cette autorisation d’installation a été difficilement obtenue. Il serait dommage de la perdre.

11. Gestion des archives du 3F6S
Il est posé la question de gérer des archives concernant le 3F6S. Pour le moment, il a été décidé de les classer sur Slack. Karine est d’accord de collecter et réunir la presse. Ghis, quant à lui, les mettra sur Slack.

12. Demande d’ouverture exceptionnelle
En cas de demande d’ouverture exceptionnelle, accord de principe si c’est connu assez tôt et qu’il y a assez de bras disponibles.

13. Programmation
Discussion avec la programmation à venir concernant la fréquence des spectacles. Il est souhaité de se limiter à deux dates en moyenne. Évocation d’idées pour animer les dimanches (jeux et compagnie).

14. Point cuisine
L’équipe cuisine s’essoufle. Deux possibilités de catering sont proposées en remplacement : Petit feu et Karine et Hélène. Un point doit être fait avec Linda à ce propos.

15. Accès espace de coworking
Raphaëlle rappelle que les espaces loués sont privés et que l’on ne peut y accéder sans l’accord du locataire.

16. Occupation des espaces de coworking
L’association du 3F6S doit prendre le temps de reconsidérer l’occupation d’un espace lorsqu’il se libère.

17. Ouverture des réunions aux membres des commissions
Il est rappelé que les réunions sont ouvertes à tous les membres de chaque commission.

18. Création d’une adresse courriel pour informer les bénévoles du 3F6S
Raphaëlle va créer une nouvelle adresse afin d’informer les bénévoles des comptes rendus, des dates de réunion du CA. Les bénévoles pourront, par ailleurs, nous y adresser des suggestions.

19. Point de collecte pour dons à destination de l’Ukraine
Raphaëlle nous rapporte que Will a demandé l’autorisation de se servir de l’espace du 3F6S comme espace de collecte pour réunir des dons à destination du 3F6S. Le CA y est naturellement enclin.
Une initiative de ce genre ayant vu le jour dans le même temps à La Petite vrac, sous l’impulsion de Guylaine, cette solution n’a pas abouti.

20. Accueil d’activités payantes
Romain propose d’organiser un quizz autour de l’ oenologie. La participation à ce quizz étant payante, l’organisation de ce type d’événement nécessite une discussion et l’accord du CA. Décision a été prise de permettre à Romain d’organiser cette animation.
Cependant, il est nécessaire de revenir sur cette problématique prochainement.

21. Estimation du budget alloué à l’anniversaire du 3F6S
La programmation organise le 14 mars 2022 une réunion pour aborder la question de la Fête d’anniversaire du 3F6S. Cette commission interroge donc le CA sur le montant qui pourra être alloué aux dépenses qui concerneront cet événement. Le CA est d’accord d’y consacrer une somme dont le montant n’a pas encore été tranché.

22. Subvention FDVA (Fonds pour le développement de la vie associative)
Yveline propose de faire une demande de subvention pour financer ce qui peut l’être de l’anniversaire du 3F6S. Cette subvention est accordée aux projets qui favorisent, entre autres, les liens entre les bénévoles, la cohésion avec les autres associations et les échanges quels qu’ils soient entre les habitants de la commune et d’ailleurs. Le dossier est à déposer avant le 7 mars 2022 et Yveline a, autour d’elle, une équipe prête à s’y
atteler (Jean-Yves, Françoise et Olivier). Le CA donne son accord pour cette demande de subvention.
Yveline nous informe a posteriori que le dossier a été rendu à temps. Il y a été demandé 8000 euros pour la Fête d’anniversaire du 3F6S.

La prochaine réunion du CA aura lieu le mardi 5 avril 2022 à 20 heures au 3F6S.

CA du 24/01/2022

Présent : Marine, Raphaëlle, Linda, Romain, Bernard, Hugo, Luc et Philippe.

Changement bureau Préfecture : C’est fait, nous avons reçu l’accusé de réception et Hugo se charge pour “France Connect”.

Point petite épicerie : suite à la réunion les malentendus sont réglés et il s'avère que tout va bien de chaque côté. La petite épicerie ajoutera sur le planning du 3f6s les éventuelles inventaire/réunion ou autre pour éviter des situations qui les empêcherait de bien faire ce qu'ils souhaitaient. Pas de soucis de cohabitation et fin de la séparation entre les deux parties du bar pendant l'épicerie car aucun problème n'a été reporté ni d'un côté ni de l'autre.

Récap’ réunion musique actuelle (Will) reporté de nouveau.

Bilan pour la commission communication :
Marine avec Florent s’occupe de porter les infos sur Instagram et Facebook et assure l’envoie de “La lettre des nouvelles”.

Demande de la commission cuisine : Linda et Karine assurent parfaitement bien leurs rôles , et elles n’ont pas besoin de l’aval de CA. Il est à noter qu’il serait bien de mettre une crédence derrière la plaque de cuisson.


Point occupation du lieu :
Lundi : libre (peut être le conserver pour les réunions de gestion du lieu ?), le lundi soir, une fois par mois, répétition des Pam Pam Girls (les dates sont mouvantes)
Mardi : ONP dès 18h30
Mercredi : Flamenco et de temps en temps (1x fois pas mois max) les "Rendez Vous de l'estuaire"
Jeudi : Bar, 1 x fois par mois apéro lecture ( Le jeudi à 18h30 (27 janvier, 24 février, 17 mars, 7 avril, 12 mai) et bien sûr soirées jeux, tarot et autres
Vendredi : Bar + petite épicerie
Samedi : matin bar, soir bar quand concert + proposition cuisine repas/chanson
Dimanche : fin de journée, bar. (English coffee ?). Trouver des activités pour faire venir du monde/demander aux adhérents leur avis, qu'ils proposent des animations, etc.

Il est précisé de nouveau que toutes les personnes qui possèdent une clé le signalent sur la liste qui est affichée dans la cuisine du 3f6s.

Dernier CA : Besoin d’affiner la convention de prêt du 3f6s (3versions/cas de figure possibles). Nécessité de rédiger un mode d’emploi pour le bar (pour les bénévoles du 3f6s comme pour les assos en visite). Rappel : on refuse les soirées privées type anniversaires, etc. Rien de plus a été signalé.

Chorale : Pas de deuxième créneau, possibilité (en fonction des pass) de revenir chanter au 3f6s de 10h à 11h, le CA est ok avec cette proposition.

Pour info l’ONP c’est parti…

Achats : Voir pour un tapis pour la scène, pour les tabliers, suite au devis communiqué par Romain, nous envisageons d’autres possibilités (peut être les faire nous-même.
Luc se charge de voir pour mettre des ampoules LED.

La proposition de Françoise pour le “Troc Fringues” est acceptée et se déroulera le 6/02 de 14h à 16h.

CA du 14/12/2021

  1. Le changement de bureau auprès de la Préfecture n’a pas encore été effectué.
    Raphaëlle va s’en charger.
  2. Projet de SCIC : a pris du retard en raison de la pandémie/des confinements, mais c’était l’idée dès le début de l’aventure du 3f6s. La réflexion est toujours en cours.
    Jean-Yves a avancé sur des exemples de statuts. Une réunion aura lieu le 15 décembre (on en saura donc plus à la prochaine réunion du CA).
  3. Récap’ réunion musiques actuelles (Will) - reporté
  4. Explication / présentation « sos asso » (aide pour salarier, relation mairie, terrasse, achat collectif ...) (Will) - reporté
  5. Bilan slack : plutôt positif, déjà 18 personnes l’ont rejoint. Il faudrait régler les notifications par défaut, afin de ne recevoir que les mentions et les CR et d'éviter d’être noyé sous une pluie de notifications. Rediriger les mails contact et com vers slack. Certaines adresses @retzien font doublons car ne fonctionne pas comme un groupement de mails. Ajouter le fichier qui référence tous les bénévoles dans slack pour pouvoir y accéder facilement (Ghislain). Refaire un tuto par mail ?
  6. Linda souhaite remettre en place les ateliers cuisine pour préparer les repas des artistes.
  7. Longue liste d’attente pour s’inscrire à la chorale. Souhait d’ouvrir un deuxième créneau, peut-être le jeudi soir.
  8. Besoin d’affiner la convention de prêt du 3f6s (3 versions/cas de figure possibles). Nécessité de rédiger un mode d’emploi pour le bar (pour les bénévoles du 3f6s comme pour les asso en visite). Rappel : on refuse les soirées privées type anniversaires, etc.
  9. On a retrouvé la charte du CA ! Elle sera à ajouter au règlement intérieur une fois modifiée/validée.
  10. Réseau national des bars et cantines : on continue à diffuser les infos par mail + slack (créer nouveau canal). Destinataires : CA, référents, commissions. Des formations sont proposées, si quelqu’un est intéressé, qu’il se manifeste.
  11. Compta par Jean-Yves : petit bilan des recettes du bar entre le 01/09 et le 30/11 :
    2019 - 32 600 euros
    2020 - 8 000 euros (bar fermé en novembre)
    2021 - 4 530 euros (bar réouvert à partir de mi-octobre)
  12. Achats à effectuer pour le 3f6s :
    - un meuble pour ranger les jeux de sociétés
    - des caisses de rangement et un tapis type tatami/motricité pour le coin enfant
    - un tapis pour la scène musicale
    - des tabliers pour l’équipe bar (noir avec imprimé + poches, devis en
    attente) - ok, même si tout le monde n’en voit pas le besoin
    - nouveaux éclairages, remplacer ampoules 50W par des LED
    - un canapé pour créer un coin cosy
    - des fléchettes pour le jeu apporté par Hugo
    - des couteaux à huître, des couteaux qui coupent et des planches à
    découper (Laurent du chantier Marlo peut nous en fournir)
  13. Projet naissant : création de l’Orchestre National du Pellerin. Première réunion prévue le 17/12.
  14. Rappeler que les réunions du CA sont ouvertes à toutes les commissions. Envoyer l’ordre du jour en avance. Mettre les CR du CA sur le site et l’annoncer dans la lettre des nouvelles.

Prochaine réunion du CA prévue le 11/01/2022 à 20h.

CA du 16/11/2021

Étaient présents : Bernard, Marine, Romain, Hugo, Florent, Philippe, Jean-Claude, Raphaëlle et Nelly.
Excusés : Linda, Luc et Will.

Bilan de la réouverture

Le ressenti des équipes est plutôt positif. Après un timide redémarrage tant du côté des bénévoles que du côté public, le rythme semble peu à peu reprendre avec entrain et bonne humeur.
Des nouveaux dans l’équipe bar sont désireux de s’investir et le planning se remplit plus facilement.

Niveau sanitaire, les vérifications des « pass » se font en douceur et jusqu’à maintenant il n’a été signalé aucun contrôle des autorités...
Il est cependant URGENT que la commission Bar se réunisse afin d’organiser ou de réorganiser :

La liste et les attributions des référents,
La formation des nouveaux bénévoles,
Un rappel des tâches à accomplir surtout lors des fermetures (ménage, arrêt des machines etc...)
L’accueil des nouveaux adhérents

Point sur les différentes commissions

Sont actives les commissions suivantes :
Bar, programmation, librairie, travaux et entretien, SCIC et coworking.
Évocation de la création d’une commission « échange de savoirs » (atelier pell’mêle brico mais pas que).

Communication

Le 3F6S est désormais sur Facebook et Instagram (Marine en est l’administratrice principale).
L’appli SLACK voit également le jour. Les administrateurs sont Florent et Hugo.
Pour faire simple, c'est une sorte de forum qui facilite la communication... On y trouve des espaces dédiés appelés canaux qui rassemblent les personnes et les infos pertinentes. On peut y envoyer des messages, centraliser les documents, images etc, collaborer, y poser des questions, y effectuer des recherches ...

Son but est d'alléger les échanges par mail et centraliser toutes les informations en un seul lieu ressource. Les échanges sont lisibles par tous et facilitent la transparence des réunions pour que tout le monde ait la possibilité, simplement, d’être à jour sur les points qui l’intéresse.

Le Ca et,bientôt, l’équipe prog rejoignent le slack. Lien pour s’y rendre : http://slack.3francs6sous.org/

Des précisions seront apportées prochainement par Hugo et Florent.

Point Déco/jeux

Une première idée est de rendre le lieu encore plus chaleureux, voir un peu plus cosy pour les soirées. On pourrait imaginer des sièges plus confortables, un éclairage plus chaud avec des lampes de couleur par exemple...
Une deuxième idée est d’enrichir la ludothèque afin de stimuler les envies d’échanger entre adhérents en particulier les plus jeunes (qui accompagnent leurs parents...).

Romain à déjà lancer un mail pellemele à ce sujet.
Mélodie Q veut bien faire un petit rafraîchissement du coin enfant.
Note pour plus tard: il faudrait des caisses pour mieux ranger l’espace enfants, si vous en trouvez au retzervoir...
Quelques contraintes tout de même au niveau de la grande salle: on doit pouvoir facilement bouger et libérer l’espace pour les spectacles, réutiliser le mobilier comme assise ...
Toute proposition sera étudiée.
Hugo & Mélo Q sont pour le moment référents de cette nouvelle commission.

Point sur la création d’une SCIC

Le rachat des murs et fonds de commerce du 3f6s prend la forme d’une société coopérative d'intérêt collectif.
Jean-Yves a émis l’idée de créer une association de préfiguration pour monter le financement.

Un point plus précis sera fait dans le courant du mois de janvier.

Point Convention d’occupation des lieux

Reste 3 Convention à décliner : Asso quand ouverture au public Asso quand réunion privée Résidences d’artistes

Il faut également faire une annexe qui couvre les différents points: ménage, bonne utilisation du lieu, prix des fûts, etc...)

Divers

Raphaëlle se charge d’envoyer la composition du nouveau bureau à la préfecture et de modifier les statuts (petits détails à modifier comme la période de cotisation etc...)
Le compte rendu de l’AG n’a pas encore été envoyé à tous les adhérents mais on s’en occupe.

La récap’ réunion musiques actuelles devant être présentée par Will est reportée au prochain CA.

CR rédigé par Nelly et validé/enrichi par le reste du CA.

Prochain CA prévu le 14 décembre 2021 à 20H

CA du 19/10/2021

Étaient présent : Hugo, Florent, Marine, Romain, Will, Bernard, Raphaëlle, Philippe et Nelly. Excusés Luc, Linda et Jean-Claude.

Bienvenue aux nouveaux CAtistes ! Will nous rappelle à tous quel est le rôle d'un CA dans une association Rappel des statuts. Ils seront joints à ce compte rendu.

  1. Bilan avant réouverture et réunion équipe bar :

La réouverture du bar prendra effet le jeudi 21 octobre 2021. Les jours d'ouverture seront les jeudi et samedi, car il va falloir réfléchir à l’organisation du vendredi avec la petite épicerie (la petite épicerie ne nécessite pas de pass). A rediscuter rapidement. Voyons en faisant. Et peut être en rediscuter avec Charles ?

Pour le dimanche c'est en statut quo, ça sera à voir avec les bénévoles partant. A voir en faisant aussi donc.

Le nombre des bénévoles bar a baissé. À voir avec la réouverture si ça se confirme. En ce qui concerne les personnes qui contrôlent, les équipes seront formées avec au moins une personne sur un créneau qui peut (veut) contrôler.

Le matériel pour le contrôle est opérationnel. Il suffit de charger une base de donnée sur une tablette ou un smartphone. D'ici peu, une tablette, venant de Bruno sera mise à dispo pour cela.

  1. Éclaircissement des rôles de président :

On s'en est arrêté à un rôle de représentation extérieur, en plus bien sûr, des responsabilités qui sont inhérentes à un président d'asso. (https://www.associations.gouv.fr/la-responsabilite-des-dirigeants.html)

Soit, en autre, avec la mairie (relation avec les différents services et fonctionnaires territoriaux) , Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.

En cours avec la mairie une demande de terrasse pour la semaine est toujours en cours. Nous sommes en attente d'un retour officiel. Projet de demande de RDV pour faire une mise au point.

• Yveline ajoute : Françoise et moi avions mis en route les démarches pour demande de terrasse en semaine (courrier en PJ d'un mail, demande de terrasse avec proposition d'implantation et photos), et nous avons reçu un refus ( comme les fois précédentes oralement en réunion), par un mail en retour mais pas signé du maire. Nous allons reprendre les démarches, c'est-à-dire cette fois envoyer un courrier recommandé adressé au maire, le refus devra donc cette fois être écrit et officiel. Et après, on demandera pourquoi, et on demandera RV pour cela.

  1. Élection du Bureau :

Une seule candidature pour le poste de président : Hugo Pacaud.
Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Hugo est donc le nouveau président de l'association 3 Francs 6 Sous.

Candidature pour le poste de vice-président : Raphaëlle Duquesnoy soit une seule candidature.
Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Raphaëlle est donc la nouvelle vice-présidente de l'association 3 Francs 6 Sous.

Candidature pour le poste de Trésorier : Bernard Bellot soit une seule candidature
Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Bernard reste le trésorier de l'association 3 Francs 6 Sous.

Candidature pour le poste de vice- Trésorier : Nelly soit une seule candidature
Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Nelly est la nouvelle vice - trésorière de l'association 3 Francs 6 Sous.

  1. Redéfinitions et redispatch des tâches au sein du CA suite au congé de Yveline

Coordination extérieure (mail contact) et en interne (relation entre les équipes et commissions) Les mails entrant sur le mail contact@ sont redispatchés par Hugo et Florent

Création d'un "discord" pour gérer les infos et sujets reçues/en cours/à gérer et les comptes rendus du CA. (Mais à quoi sert donc Discord ? La plateforme permet de créer des "serveurs" au sein desquels les utilisateurs peuvent ajouter différents salons et catégories de conversation. Ils peuvent ensuite discuter sur le chat, à l'écrit comme à l'oral, et s'appeler en vidéo.)

En interne, pour rappel, c'est toujours Philippe qui gère les planning d'occupation du lieu lors de la fermeture du bar. Soit les animations, résidences ...
Yveline ajoute : je gère le framagenda pour les demandes d'occupation par les assos.
Lien framagenda : https://framagenda.org/index.php/apps/calendar/p/EPswMDFYN5cs4pNH/dayGridMonth/now

- Question en suspend (Linda ;) ) Où en sommes nous sur la rédaction de la convention d'occupation du lieu ?

Yveline répond : la convention est rédigée, mais pas le mode d'emploi du lieu (ménage et rangement, et tout çà tout çà). J'attends que le CA valide cette convention pour la présenter aux assos? (je ne l'ai pas présenté jusqu'à ce jour aux deux assos qui sont venues)

Communication (site internet, newsletter, affichage dans le bar)
La newsletter à l'intention des adhérents est géré par Florent pour le mailjet et Yveline pour l'écriture. Yveline souhaite garder l'écriture de ce mail, afin de préserver l'identité et la note d'humour propre au 3F6S et à la bande de copains.

Yveline répond : Je veux bien garder l'écriture de ce mail, ainsi que l'écriture de la page d'accueil et de l'ensemble du site internet en duo avec Florent pour la technique, jusqu'à ce qu'un relais soit mis en place... ("préserver la note d'humour", c'est p'tet Bernard qui a dit çà ?

Marine et Romain en coup de main, se propose de créer un instagram (et un facebook synchronisé) afin de communiquer sur les réseaux sociaux et toucher un autre type de public (s'inscrit dans la volonté d'ouverture pour atteindre un nouveau public)
Florent propose de gérer des outils de jumelages des infos programmations (et autres) entre les réseaux sociaux et le site du 3F6S.

Pour la communication papier, nous comptions toujours sur Gyslain pour la création de visuels.
Également, il y aura toujours les affiches des événements affichées sur la vitrine du bar.
Et nous comptons toujours sur Lydie (Bernard en contact) pour écrire les infos sur les tableaux du bar, comme cela à toujours était fait jusque là.

Relation avec la mairie et les institutions
Comme vu sur la mise au point du rôle de président, Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.

Relation avec les autres associations et bars associatifs
Beaucoup d'infos sont à récupérer de Yveline et de Charles.
Will nous propose de nous pencher sur une platerforme (peux tu nous rappeler le nom ?) qui a pour but de gérer des problématiques qu'ont les associations type organisation interne, complexité de gestion, recherche de fonds, démarche diverses. Et la question de l'embauche d'un salarié aussi qui pourrait être un poste de coordinateur de projet et d'équipe. A méditer et rediscuter donc.
Mais aussi, autre exemple de problématique : l'achat collectif du lieu.
Y a de quoi faire.

Aussi, Will va se rendre à la réunion pôle des musiques actuelles qui est une mise en relation des associations régionales à propos des législations par rapport aux musiques amplifiées. La journée est mardi prochaine à Chemillé. Seul Will peut y aller, il serait notre entreprenant officiel dans ses multiples casquettes.

Prochaine réunion du CA, le mardi 16 novembre à 20h.

Au Trois Francs Six Sous - 2 rue du Dr Sourdille - 44640 Le Pellerin - France
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